מהי התייעלות ארגונית וכיצד ניתן לייעל את העסק שלך באמצעות חתימה מרחוק?
עסק השואף להצלחה חייב להיות יעיל ככל האפשר כדי לצמצם עלויות ולמקסם רווחים. בין אם מדובר על חברת ענק או עסק קטן, עלויות התפעול יכולות להיות משמעותיות ביותר. התייעלות ארגונית מאפשרת "לחשב מסלול מחדש" בכל הנוגע להוצאות אלו. אחד הכלים להתייעלות ארגונית הוא שימוש בחתימה מרחוק. כיצד התייעלות ארגונית חוסכת כסף לבית העסק? מהי חתימה מרחוק ואיך היא משתלבת במאמצי ההתייעלות?
כיצד התייעלות ארגונית חוסכת בהוצאות התפעול?
על ידי בחינה מדוקדקת של הוצאות התפעול וצמצום שלהן ניתן להגיע לחיסכון משמעותי ביותר. כך למשל, חלק לא קטן מהוצאות התפעול של עסק בעידן המודרני קשורות למסמכים הדורשים הנפקה, הדפסה, שליחה, תיוק ותיעוד מדוקדק. אחת הדרכים הטובות ביותר לחסוך בעלויות תפעול היא לעבור להתנהלות ממוחשבת. כיום ניתן להנפיק כל מסמך אלקטרונית החל מחשבוניות ועד לחוזים. החיסכון מתבטא בעלויות הנייר, הדיו, שליחויות, מקום פיזי להחזיק בו את הניירת הדורשת תיוק ותיעוד, שירותי ארכיון ועוד.
כיצד התייעלות ארגונית מאפשרת לחסוך בכוח אדם?
כאשר אין צורך באדם ספציפי (או מחלקה שלמה בארגונים גדולים) האחראית על הנפקת מסמכים, תיוק ותיעוד, שליחה וקבלה של מסמכים פיזיים ניתן בהחלט לצמצם בכוח אדם. פחות כוח אדם חוסך גם בצורך להחזיק במשרדים גדולים במיוחד, עמדות עבודה מרובות, קווי טלפון וכמובן – כל ההוצאות הישירות הקשורות לעובד. מעבר למסמכים ממוחשבים יכול להיעשות בקלות ובמהירות ולאפשר לחסוך לא מעט משאבים שניתן להפנות למקומות אחרים.
מה היא חתימה מרחוק ואיך היא תורמת להתייעלות ארגונית?
חתימה היא סימן על גבי נייר המשמש לאימות זהותו של החותם. החתימה ייחודית לבעליה ובדרך כלל נעשית בצורה מסוגננת. חתימה מרחוק היא הטבעת אותו הסימן אך באמצעים אלקטרוניים על גבי מסך כך שאין צורך בהדפסת המסמך, אין צורך בשליחה בדואר, סריקות וכדומה – כל התהליך נעשה דרך סמארטפון, מחשב או טאבלט. הלקוח מקבל הודעת SMS או מייל עם המסמך שעליו לחתום. הוא "מצייר" את החתימה בעזרת אצבעו, עט אלקטרוני או עכבר המחשב והמסמך החתום חוזר תוך שניות בודדות אל בית העסק ששלח אותו. שיטה זו להחתמה מרחוק נהוגה בעיקר בחוזים אחידים למשל של חברות הביטוח או התקשורת אך ניתנת ליישום עבור כל מסמך.
מה היתרונות של חתימה מרחוק?
לחתימה מרחוק מספר יתרונות:
- עבור הלקוח – לקוח שמקבל מסמך לחתימה מרחוק יכול לעיין בו בכל זמן ומכל מקום, לחתום עליו תוך שניות בודדות ולהחזיר אותו חתום לבית העסק מידית. עבורו, מדובר בשירות שחוסך לו זמן, את הצורך להדפיס ולסרוק את המסמך, המתנה לקבלת השירות או המוצר עליו שילם ובאופן כללי הופך את התהליך של "סגירת העסקה" למהיר ופשוט עבורו.
- מעקב אחר החתימה – שירותי חתימה מרחוק מאפשרים מעקב אלקטרוני אחרי המסמכים שנשלחו, לנהל חותמים מרובים על אותו מסמך, לדעת בדיוק מתי כל מסמך נחתם ולנהל את התהליך בקלות ויעילות גדולה.
- תדמית טכנולוגית – עסקים שמשתמשים בחתימה מרחוק יוצרים לעצמם תדמית של עסק מתקדם, טכנולוגי ומודרני.
- קיימות ושמירה על איכות הסביבה –. [YE1] החיסכון הניכר בניירת, כתוצאה מהמעבר לחתימה דיגיטלית מרחוק, מאפשר לעסק להפוך ל"ירוק" יותר ובכך לסייע לשמירה על הסביבה.
לסיכום
חתימה מרחוק היא דרך מצוינת להתייעל בתפעול שוטף של כל עסק, קטן כגדול. השירות פשוט מאוד לשימוש, יוצר תדמית חיובית לעסק וחוסך בעלויות.
[YE1]מאוד צורם הסעיף ונשמע כאילו אנחנו רוצים "לעבוד על לקוחות" למה תמיד "ליצור תדמית של"? למה לא להגיד שזה באמת שומר על איכות הסביבה במקום "יגרום לכם להיראות כאילו איכפת לכם"?
אולי יעניין אתכם גם:
