אישור מסירה דיגיטלי באמצעות Cevidence

יכולות המערכת

• מעקב צפייה בזמן אמת – עדכון סטטוס ברגע שהמסמך נצפה. רואים בדיוק מתי הלינק נפתח: תאריך, שעה, כתובת IP ודפדפן – בלי לצאת מהמשרד.
• תיעוד מסירה מלא  –כל שליחה יוצרת רישום מפורט תחת מזהה אחד: נשלח · נמסר · נפתח. דוח תיעוד מסירה מסודר, חתום בחותמת זמן, זמין להורדה בכל עת.
• דיוור המוני – שליחה למספר נמענים בו–זמנית מממשק אחד, בדוא"ל וגם ב.SMS ללא בית דפוס וללא ניהול ידני.
• מנגנון תזכורות חכם – תזכורות אוטומטיות לנמען שטרם פתח, בתדירות הניתנת להגדרה פר חברה ופר מסמך.
• חתימה דיגיטלית מאושרת – כאשר נדרש תוקף חזק יותר, אפשר להוסיף חתימת גורם מאשר מרכזית מבית Comsign (Signer-1) או ליצור תעודה דיגיטלית מאובטחת ברמת הארגון.
  
• ניהול מרכזי – כל המסמכים, פרטי הלקוח, תאריכי הצפייה והמסמך החתום – במקום אחד.
  
• שילוב במערכות הקיימות – התממשקות באמצעות API או מודול תיקיות, לחיבור חלק למערכות צד שלישי הקיימות בארגון.
  
• גמישות פריסה – פריסה כשירות ענן מאובטח (SaaS) או כענן פרטי, בהתאם לצרכים ולרגישות המידע.
  
• אמון דיגיטלי – המערכת מופעלת ומנוהלת במלואה על ידי Comsign  גורם מאשר מוסמך בישראל, תוך אבטחת מידע מלאה ועמידה בתקני eIDAS, ISO 27001 וGDPR-

מהו אישור מסירה דיגיטלי?

אישור מסירה דיגיטלי הוא תיעוד אלקטרוני של תהליך שליחת המסמך ושל האינטראקציה של הנמען איתו. הוא מאפשר לבדוק אם המסמך נשלח, הגיע ליעדו ונפתח  ולרכז את כל האירועים בדוח אחד, תחת מזהה אחד.

ההבדל מהודעת דוא"ל רגילה הוא מהותי. אישור מסירה במייל מעיד לכל היותר על כך שההודעה יצאה מתיבת השולח. Cevidence ממשיכה לתעד את מסע המסמך גם אחרי שהוא עזב אתכם: מתי הוא נמסר, מתי נפתח, מאיזו כתובת IP ובאיזה דפדפן עם חותמות זמן.

התוצאה: במקום תהליך ידני של הדפסה, הכנת מעטפות, נסיעה לסניף דואר ומעקב נפרד אחרי כל משלוח, תהליך דיגיטלי אחד, מהיר ומרוכז.

איך מתבצעת שליחת מסמכים עם אישור מסירה?

המסמך נשלח לנמען בקישור ייחודי, בדוא"ל או ב-SMS. הקישור משויך למסמך ולנמען הספציפי, וכך המערכת יודעת לתעד בדיוק מי פתח, מתי ומאיפה — לכל נמען בנפרד.

1. שולחים. מעלים את המסמך למערכת ושולחים לנמען או לעשרות ומאות נמענים במקביל, בדוא"ל וב-SMS.
2. נמסר. המערכת מעדכנת את סטטוס השליחה בזמן אמת ושומרת את מועד המסירה.
3. נפתח. ברגע שהנמען פותח את הקישור, הפעולה מתועדת יחד עם הפרטים הטכניים הנלווים.

בסיום מופק דוח תיעוד מסירה שמרכז את כל האירועים שנרשמו, הוא זמין בכל עת לצפייה, להורדה ולשמירה במערכות הארגון.

איזה מידע נכלל בתיעוד המסירה?

כל שליחה מקבלת מזהה ייחודי שבאמצעותו ניתן לעקוב אחר סטטוס המסמך. בהתאם לאירועים שהתרחשו, דוח התיעוד עשוי לכלול:

• מועד שליחת המסמך
• סטטוס המסירה
• מועד פתיחת הקישור
• חותמת זמן
• כתובת IP
• פרטי הדפדפן
• פרטי הנמען
• המסמך שנשלח
• המסמך החתום, כאשר נעשה שימוש בחתימה דיגיטלית

הכול במקום אחד, בלי אישורים ידניים, בלי חיפוש בתכתובות ישנות ובלי גיליונות מעקב חיצוניים שמישהו צריך לזכור לעדכן.

מה המעמד המשפטי של תיעוד המסירה?

זו השאלה הראשונה שכל יועץ משפטי שואל, ולכן התשובה כאן מדויקת ולא מנופחת.

דוח התיעוד של Cevidence נוצר אוטומטית, בזמן אמת ובסמיכות לאירוע עצמו, ישירות מנתוני השרת  ללא הזנה ידנית וללא אפשרות לעריכה חופשית של תוכנו לאחר יצירתו. הנתונים נשמרים תחת בקרות גישה, הרשאות, לוגים ומנגנוני אבטחה, והמערכת מופעלת על תשתית של קומסיין, גורם מאשר מוסמך בישראל.

המאפיינים האלה הם בדיוק אלה שהדין מייחס להם חשיבות כשהוא בוחן רשומה מוסדית לפי סעיף 36 לפקודת הראיות: רישום שנערך במהלך הפעילות הרגילה של הארגון, בדרך איסוף ועריכה המעידה על אמינותו, ובאמצעות פלט מחשב תקין ומוגן.

חשוב לציין: הקבילות אינה אוטומטית, בית המשפט בוחן כל מקרה לגופו.

המערכת נבחנה בחוות דעת משפטית שהוזמנה על ידי הקבוצה. חוות הדעת נערכה עבור הקבוצה בלבד ואינה מהווה ייעוץ משפטי ללקוחות; שימוש בדוח התיעוד במסגרת הליך משפטי מחייב בחינה פרטנית של נסיבות המקרה.

למי מתאימה מערכת Cevidence?

לכל ארגון ששולח מסמכים ללקוחות, לעובדים, לספקים או לגורמים חיצוניים, ונדרש לעקוב אחר המסירה והצפייה בהם. הפתרון רלוונטי במיוחד כאשר:

• נדרש תיעוד מסודר של שליחת המסמך
• חשוב לדעת אם המסמך הגיע ונפתח
• נשלחים מסמכים למספר רב של נמענים
• יש צורך בתזכורות אוטומטיות לנמענים שטרם פתחו
• נדרש לשמור את המסמך ואת נתוני המסירה במקום מרכזי
• יש צורך בחיבור למערכות הארגון באמצעות API
• נדרשת אפשרות להוסיף חתימה דיגיטלית מאושרת

את Cevidence אפשר להפעיל כשירות ענן מאובטח או בסביבת ענן פרטי, בהתאם לצורכי הארגון ולרגישות המידע.

למה Cevidence

תיעוד ברמת הנמען. לא "נשלח לכולם", אלא מי, מתי ומאיפה לכל נמען בנפרד.

שני ערוצים במקביל. דוא"ל ו-SMS יחד, כדי שההודעה תגיע גם למי שלא פותח מיילים.

רדיפה חכמה. תזכורות אוטומטיות לנמענים שטרם פתחו, בתדירות שאתם מגדירים.

מיתוג מלא. המיילים יוצאים עם הלוגו והעיצוב שלכם, לא של ספק חיצוני.

חתימה דיגיטלית מאושרת. כשנדרש תוקף חזק יותר, אפשר לשלב חתימת גורם מאשר מרכזית באמצעות Signer-1 או תעודה דיגיטלית ברמת הארגון.

אמון דיגיטלי. המערכת מופעלת ומנוהלת על ידי קומסיין, גורם מאשר מוסמך בישראל, עם אבטחת מידע מלאה ועמידה בתקני eIDAS, ISO 27001 ו-GDPR.

רוצים לראות איך זה עובד על מסמך אמיתי שלכם?

קבעו הדגמה קצרה, ונראה לכם את המסלול המלא: משליחה, דרך פתיחת הקישור, ועד דוח תיעוד המסירה שנשאר אצלכם.

 שאלות נפוצות על אישור מסירה דיגיטלי

מה כולל אישור מסירה דיגיטלי?

האישור מרכז את האירועים שתועדו במהלך שליחת המסמך: מועד השליחה, סטטוס המסירה, מועד פתיחת הקישור, חותמת זמן ונתונים טכניים כמו כתובת IP ופרטי דפדפן.

האם ניתן לדעת אם הנמען פתח את המסמך?

המערכת מתעדת את פתיחת הקישור הייחודי שנשלח לנמען, ומציגה את מועד הפתיחה ואת הנתונים הטכניים שנאספו. התיעוד מעיד על פתיחת הקישור, ולא בהכרח על קריאת מלוא תוכן המסמך.

האם דוח התיעוד קביל בבית משפט?

דוח התיעוד נוצר אוטומטית ובזמן אמת, במהלך הפעילות הרגילה של הארגון, מאפיינים שהדין מייחס להם חשיבות בבחינת רשומה מוסדית לפי סעיף 36 לפקודת הראיות. עם זאת, קבילות אינה אוטומטית: בית המשפט בוחן כל מקרה לגופו, ומשקל הראיה נקבע לפי נסיבות העניין.

האם אפשר לשלוח מסמך למספר נמענים?

כן. אפשר לדוור למספר נמענים בדוא"ל או ב-SMS, ולעקוב בנפרד אחר סטטוס המסירה והפתיחה של כל אחד מהם.

כיצד נשמר תיעוד המסירה?

נתוני השליחה, המסירה והצפייה מרוכזים במערכת תחת מזהה ייחודי. אפשר לצפות בדוח, להוריד אותו ולשמור אותו ברשות הארגון.

האם ניתן לשלוח תזכורת לנמען שלא פתח את המסמך?

כן. אפשר להגדיר תזכורות אוטומטיות לנמענים שטרם פתחו את הקישור, בתדירות שנקבעת עבור החברה או עבור המסמך.

האם ניתן לחבר את Cevidence למערכות הארגון?

כן. ההתממשקות מתבצעת באמצעות API או מודול תיקיות, בהתאם לתשתיות ולתהליך העבודה הקיים.

האם אפשר להוסיף חתימה דיגיטלית למסמך?

כן. כשנדרשת חתימה דיגיטלית, אפשר לשלב חתימת גורם מאשר מרכזית באמצעות Signer-1 או להשתמש בתעודה דיגיטלית מאובטחת ברמת הארגון.

האם אפשר לשלוח מסמכים גם בדוא"ל וגם ב-SMS?

כן. הקישור הייחודי נשלח בדוא"ל, ב-SMS או בשניהם, והמעקב אחר הסטטוס מתבצע מתוך המערכת.