מאזן אונליין ישמור על האיזון שלכם בעת
הגשת דוחות כספיים ומאזנים שנתיים
כל שנה מגיעה התקופה הזו שכל רואה חשבון חושש ממנה, רק רוצה "לגמור עם זה" כמה שיותר מהר ולשכוח עד לשנה הבאה. כן, כן – עת הגשת הדוחות השנתיים. אלו ימים לחוצים שיכולים להוציא בקלות מאיזון בגלל אגירת כמויות אדירות של ניירת, לסרבל את העבודה המשרדית, לבזבז זמן, כסף ומשאבים ולהטריח את הלקוחות למשרד בשביל לחתום על מסמכים. מתוך הצורך להקל עליכם ולמצוא פתרון חדשני ויעיל להגשת דוחות ומאזנים פיתחה קומסיין את מאזן אונליין – תוכנה להחתמת והגשת דוחות ומאזנים באופן מהיר ודיגיטלי מכל מקום ובכל זמן.
הכירו את ישראל אהרון
רואה חשבון מאזור גוש דן. הוא מחתים ומגיש מסמכים רבים בשגרה, וכעת הוא בדיוק נמצא בתקופה הלחוצה של השנה – התקופה בה הוא מגיש דוחות שנתיים. בכל שנה מחדש התקופה הזו מוציאה את ישראל מהאיזון ועולה לו בכאב ראש, עצבים, לוגיסטיקה ומשאבים רבים שהוא משקיע, כי בכל שנה מחדש הוא נאלץ להתמודד עם שלל סוגיות מאתגרות:
- המשרד שלו אוגר כמות גדולה של ניירת מסרבלת שלפעמים נקרעת, הולכת לאיבוד או מתויגת באופן שגוי ומבולגן
- כל תהליך החתימה והשליחה של המסמכים מבוצע באופן איטי ומסורבל ונגרר לאורך זמן
- הוא נאלץ להטריח לקוחות להגיע למשרד שלו לצורך חתימה
- אין לו בקרה ושליטה אמיתית על סטטוס המסמכים והוא לא יכול לדעת מי קיבלו אותם ומי חתמו עליהם
כמו שכבר הבנתם, בכל שנה מחדש ישראל אהרון לגמרי מאבד את האיזון, ולא פעם כבר חשב לעצמו איך אפשר היה לפשט את כל התהליך המסורבל הזה ולהגיש דוחות שנתיים בקלות.
לפני כמה ימים ישב ישראל על כוס קפה עם חבר טוב וקולגה, אבי סטרול, ושפך בפניו את ליבו. "אין על חבר שאפשר לחלוק איתו את התחושות הקשות בעת צרה", חשב לעצמו ישראל.
אבי הקשיב לחבר ותיק וטוב, לקח לגימת קפה ארוכה, חייך ושאל את ישראל:
"חבר יקר, אבל למה אתה עדיין מסתבך, למה שלא תשתמש במאזן אונליין? אני למשל מחתים ומגיש את כל הדוחות והמאזנים באופן מהיר ודיגיטלי, לפני שהקפה שלי מפסיק להתקרר, ממליץ בחום גם לך, חברי היקר".
בהמלצת חבר החליט גם ישראל לעבור למאזן אונליין
והאמת, גילה עולם חדש…
וככה זה עובד:
- מהיום ישראל אהרון נכנס לתוכנה דרך כל מכשיר
- מעלה את המסמך
- בוחר את החותמים
- מוסיף שדות חתימה במקומות המתאימים
- משגר את המסמכים באופן מיידי
- הלקוחות שלו מקבלים את המסמך במייל או דרך קישור ב-SMS – וחותמים ממרחק
- שראל מקבל את המסמך חתום ומוריד אותו למכשיר
בנוסף לכך הוא גם יכול לבצע מעקב דרך התוכנה לכל מסמך שהוא שלח, ולדעת – מי חתם כבר? מי ראה ולא חתם? מי חתם, אך ביטל את החתימה? באופן זה יש לו שליטה ובקרה מלאה על המצב, והכי חשוב שקט ואיזון נפשי וכל זאת בזכות מאזן אונליין.
נכון, ישנם פתרונות חתימה דיגיטלית אחרים בשוק, אך למערכת מאזן אונליין יש מספר מאפיינים ויתרונות ייחודיים ובעלי תועלת משמעותית עבור רואי חשבון, ממש כמו ישראל אהרון, כשמדובר בהגשת מסמכים שנתיים ומאזני כספיים:
- ממשק משתמש קל ונוח במיוחד – השימוש בתוכנה אינטואיטיבי, מהיר וברור
- נעילת המסמך ללא אפשרות שינוי או עריכה – ע"י הוספת חתימה דיגיטלית מאושרת ומאובטחת של רואה חשבון על הדוח הכספי, כך שהוא ננעל ואין אפשרות לשנות או לערוך אותו בדיעבד
- שליחת מספר רב של מסמכים ללקוח באוגדן אחד – לחיסכון במאמצים וזמן
- הוספת ובקשת נספחים – ניתן להוסיף נספחים לדוח המאזן השנתי ולבקש מהחותמים להוסיף נספחים משלהם למסמך החתום
- עבודה משותפת אונליין – שיתוף המסמך באופן דיגיטלי עם הלקוח וליווי בתהליך החתימה אונליין
- אבטחת מידע ברמה גבוהה – המידע מוצפן והמסמכים זמינים רק לבעלי המסמך ולחותמים שהוא בחר
- קביעת סבב החתמות בסדר קבוע מראש – שליחת המסמך למספר חותמים שחותמים כל אחד בתורם
- מערכת בענן – אין צורך להתקין את המערכת במחשבי העסק
- זמינות מלאה – ניתן לחתום מכל מכשיר, מכל מקום ובכל זמן
- אינטגרציה קלה – ניתן לממשק את מאזן אונליין לאפליקציות הארגוניות דרך ממשק API
- תזכורות – המערכת שולחת תזכורות אוטומטיות ללקוח שטרם חתם על הדוח השנתי
*ועוד דבר אחד חשוב ומשמעותי – התוכנה אושרה ע"י רשות המיסים. המשמעות היא – רשות המיסים, אשר אישרה את קומסיין, מקבלת כל מסמך שנחתם באמצעות מאזן אונליין (לאחר בדיקות המערכת) ואת הדוחות והמסמכים הנלווים ללא שום בעיה.
לישראל אהרון יש על מי לסמוך ברגע האמת
עם מאזן אונליין מגיע אלמנט חשוב נוסף – שירות, תמיכה ותחזוקה מלאה מצוות Comsign. אמנם השימוש בתוכנה קל ופשוט במיוחד, הודות לממשק משתמש אינטואיטיבי ונוח, אך בכל מקרה הצוות שלנו כאן בשביל להדריך את ישראל כיצד להשתמש בתוכנה באופן היעיל ביותר. בנוסף לכך, אם הוא מתמודד עם סוגיה טכנית בעת הגשת דוחות מס שנתיים, הצוות המקצועי והמיומן שלנו תמיד זמין לעזור לו גם בכך.
לסיכום
עם מאזן אונליין אתם יכולים לשלוח ולהחתים את כל המסמכים באשר הם: דוחות שנתיים ותקופתיים, מאזני כספים, ייפויי כח, מסמכים לרשות המיסים – ועוד. הכל קל, פשוט, דיגיטלי ומהיר.
ניתן להשתמש במאזן אונליין בהתאמה אישית לגודל וסוג העסק, בין אם מדובר בעסק קטן, חברה או ארגון גדול – התוכנה תותאם עבורכם באופן אישי.
אגב, גם אתם יכולים להצטרף לישראל אהרון ולהתקדם למאזן אונליין – כאן או במספר הטלפון *8770, וצוות השירות של קומסיין ישמח לקבוע איתכם שיחת ייעוץ אישית להתאמת פתרון מתקדם בהתאם לדרישות והצרכים העכשוויים של הארגון שלכם.
הגשת דוחות כספיים ומאזנים שנתיים
