WeSign ממציאה את עצמה מחדש

ממשק חדש על אותה מערכת מוכרת

גרסה 4.0.0 משנה את המראה ואת חוויית השימוש, אבל לא את אופן העבודה. התהליכים, ההרשאות והמסמכים הקיימים נשארים כפי שהיו, ואין צורך להעביר נתונים או להתקין משהו מחדש.

המשתמשים יפגשו תפריט ניווט עליון חדש ומסך בית שמרכז את מצב המסמכים בארבעה כרטיסים: נחתמו, בהמתנה, נדחו ובוטלו. לחיצה על כרטיס פותחת את רשימת המסמכים מסוננת לפי אותו סטטוס, כך שרואים מיד מה עוד מחכה לחתימה. מאותו מסך מתחילים כל תהליך של חתימה מרחוק, חתימה עצמית או חתימה אונליין בשיתוף מסך.

פורטל החתימה מרחוק WeSign משתדרגת ומקבלת פנים חדשות. כל מסכי המערכת עוצבו מחדש, ונוספו יכולות שמקצרות את העבודה גם למי ששולח מסמכים וגם למי שמקבל אותם לחתימה. בכתבה נעבור על החידושים המרכזיים בגרסה ונסביר מה כל אחד מהם משנה בעבודה היומיומית.

חוויית חתימה נוחה יותר לנמען

חלק גדול מהשינויים בגרסה נוגע למי שמקבל את המסמך. המסכים הותאמו לצפייה ולעבודה מטלפון נייד, כך שאפשר לפתוח, למלא ולחתום מכל מכשיר עם אותן יכולות שיש במחשב.

לצד ההתאמה למובייל נוספו כמה שינויים שהנמען מרגיש ישירות:

• הערה אישית בגוף המייל. השולח יכול לצרף לכל נמען הודעה של עד 250 תווים שמופיעה כבר במייל, לפני פתיחת המסמך. כך הנמען יודע מראש מה מבקשים ממנו.
• מייל שמזוהה עם הארגון ששלח אותו. המייל מגיע עם הלוגו והצבעים של הארגון, ולא בעיצוב כללי.
• ניהול חתימות שמורות. נמען ששמר דוגמת חתימה לשימוש עתידי יכול גם למחוק אותה בעצמו.

שיטות החתימה המוכרות נשארו זמינות: שרבוט, הקלדת השם בפונט לבחירה, העלאת תמונה של החתימה, וכרטיס חכם למי שחותם בחתימה מאושרת.

שליחת מסמכים לחתימה בוואטסאפ

לצד מייל ו-SMS, אפשר עכשיו לשלוח בקשת חתימה גם בוואטסאפ. הנמען מקבל את הקישור בערוץ שנוח לו וחותם ישירות מהטלפון.

אמצעי השליחה נבחר בנפרד לכל נמען. באותו מסמך, חותם אחד יכול לקבל מייל ואחר הודעת וואטסאפ. אם צריך לשנות, עוברים בין הערוצים מתפריט הנמען בלחיצה אחת, וברשימת אנשי הקשר אפשר לשמור לכל איש קשר את הערוץ המועדף עליו.

עורך מסמכים חדש ושיוך שדות מהיר יותר

עורך המסמך, המסך שבו מציבים את השדות למילוי ולחתימה, נבנה מחדש. פאנל השדות נמצא בצד אחד, המסמך במרכז ופאנל החותמים בצד השני. מכיוון שרשימת הנמענים יושבת בתוך העורך, מוסיפים חותמים ומציבים שדות באותו מסך, בלי לעבור בין שלבים.

השיפורים הבולטים בעורך:

• פאנל מאפיינים לכל שדה, וסרגל פעולות צף שמאפשר לשכפל, למחוק או לערוך את השדה במקום.
• שיוך שדה לנמען ישירות מתוך מאפייני השדה, או שיוך כל השדות לנמען אחד בפעולה אחת.
• בתבניות ובמסמך חדש אפשר לשייך שדות לעד 25 נמענים.
• שדות טקסט בעלי אותו שם מתמלאים יחד, כך שערך שהוזן פעם אחת מופיע בכל המקומות שבהם הוא נדרש.
• מנגנון התראות שמסמן שדה שלא שויך לנמען או שחסרה בו הגדרה, ולא מאפשר להמשיך לשליחה כל עוד נשארה התראה אדומה פתוחה.

מיילים שנושאים את המיתוג של הארגון

מנהל החברה במערכת יכול להתאים את מראה כל המיילים ש-WeSign שולחת, לנמענים ולמשתמשים, כך שיישאו את זהות המותג של הארגון. ההגדרה נעשית פעם אחת וחלה על כל 21 סוגי המיילים, ובהם בקשת חתימה, תזכורת לחתימה, עותק של מסמך חתום ועדכוני סטטוס לשולח.

אפשר לקבוע את צבע הכותרת, את צבע כפתור הפעולה ואת צבע הטקסט שעליו, להחליף את הלוגו של WeSign בלוגו הארגון ולכתוב כותרת תחתונה משלכם, למשל עם פרטי התקשרות או הצהרת סודיות. תצוגה מקדימה מציגה כל מייל בעברית ובאנגלית, והשינויים נכנסים לתוקף רק אחרי לחיצה על הפעלה.

התחברות ארגונית דרך Azure AD

ארגונים שעובדים עם Active Directory או Azure AD יכולים לחבר אליו את WeSign. אחרי החיבור, העובדים מתחברים למערכת עם פרטי המשתמש הארגוניים שלהם דרך SSO, בלי לנהל סיסמה נפרדת. החיבור כולל גם יצירת משתמשים מתוך Azure AD, כך שהקמת משתמש חדש לא מחייבת הזנה ידנית במערכת.

חיפוש, סינון ומיון בכל המסכים

חיפוש, מיון וסינון נוספו בכל מסכי המערכת, כולל ניהול המשתמשים ואנשי הקשר. במסך המסמכים אפשר לסנן לפי סטטוס ולפי טווח תאריכי שליחה, ולחפש לפי שם המסמך, שם הנמען או שם השולח. אפשר למיין כל עמודה בטבלה בלחיצה על הכותרת שלה.

מסך הדוחות מפיק דוח שימוש לפי טווח תאריכים, סטטוס וקבוצת משתמשים, ומייצא אותו לאקסל או ל-CSV. מי שמעדיף לקבל את הדוח בלי להיכנס למערכת יכול לתזמן אותו למייל, בתדירות יומית, שבועית או חודשית.

ולסיכום:

גרסה 4.0.0 של WeSign מביאה ממשק מחודש, שליחה בוואטסאפ, עורך שדות משופר, מיילים ממותגים וחיבור ל-Azure AD, ובמרכזה חוויית חתימה נוחה יותר לנמען מכל מכשיר. לקוחות Comsign שכבר עובדים עם WeSign ימצאו את כל המסמכים, התבניות ואנשי הקשר שלהם במקומם. לשאלות על הגרסה החדשה מוזמנים לפנות אלינו.

שאלות נפוצות

האם צריך הדרכה כדי לעבוד עם הממשק החדש?

התהליכים עצמם לא השתנו, ולכן משתמשים קיימים מתמצאים בדרך כלל מהר. במרכז התמיכה של WeSign זמין מדריך משתמש מלא לגרסה 4.0.0, לצד סרטוני הדרכה קצרים על שליחת מסמך, על העורך החדש ועל תבניות. מומלץ לעבור על המדריך ולשתף אותו עם המשתמשים בארגון. לשאלות נוספות אפשר לפנות לצוות התמיכה בטלפון 03-6443620 או ב-8770*, בימים א' עד ה' בין 09:00 ל-17:00.

מה התוקף המשפטי של מסמך שנחתם ב-WeSign?

התחום מוסדר בישראל בחוק חתימה אלקטרונית, התשס״א-2001. לכל מסמך מצורף דוח מעקב מסירה שמתעד מתי נשלח, נצפה ונחתם, כולל כתובת ה-IP של הצופה, סוג המכשיר והדפדפן. מי שזקוק לחתימה דיגיטלית מאושרת יכול לחתום במערכת באמצעות כרטיס חכם. רמת החתימה המתאימה תלויה בסוג המסמך ובדרישות שחלות עליו.

איך מוודאים שהמסמך נפתח על ידי הנמען הנכון?

במסך הסקירה שלפני השליחה אפשר להגדיר לכל נמען אמצעי אימות. האפשרויות הן קוד חד-פעמי בן 6 ספרות שנשלח לנמען, סיסמה קבועה של עד 50 תווים שמעבירים לו בערוץ נפרד, או שילוב של השניים. ארגונים שרכשו את המודול יכולים להוסיף גם זיהוי פנים מול תעודה מזהה. אחרי שלושה ניסיונות אימות כושלים הגישה למסמך נחסמת.

מה עושים כשנמען לא זמין לחתום על מסמך שכבר נשלח?

במסך המסמכים אפשר להעביר את בקשת החתימה לחותם אחר במקומו, ולהגדיר לו אמצעי שליחה, אימות והערות. אם הנמען פשוט לא הגיע לזה, אפשר לשלוח לו את הבקשה שוב, והמערכת מחדשת את תוקף הקישור הקיים. כדי למנוע עיכובים מראש, אפשר להפעיל בהגדרות תזכורות אוטומטיות לנמענים שטרם חתמו.

אילו קבצים אפשר להעלות לחתימה?

המערכת מקבלת קבצי PDF, Word ותמונות בפורמטים JPG, JPEG ו-PNG, עד 48MB לקובץ. כשצריך להחתים על כמה מסמכים יחד, למשל הסכם ונספח, אפשר לאחד בין 2 ל-5 קבצים או תבניות לקובץ אחד. את הקובץ המאוחד אפשר להוריד או לשמור כתבנית לשימוש חוזר.