ריאיון עם נוי לוי, מנהלת המוצר של Cevidence

מראיין: שלום לנוי לוי, מנהלת המוצר של Cevidence

נוי: היי, אז אני נוי, מנהלת מוצר בקומדע. היום אני רוצה לדבר על Cevidence, מערכת להוכחת מסירה וצפייה של מסמכים. שולחים דרכה מסמך רשמי, ומקבלים תיעוד מאומת שהוא הגיע ונפתח. זה ההפך מ״שגר ושכח״. Cevidence כבר משמשת ארגונים מכל הגדלים, ששולחים דרכה מסמכים רשמיים כל יום.

איך בעצם נולד הרעיון?

מראיין: אמרת שבעת בחינת המוצר הקיים החלטת לפתח אותו לכיוון של Cevidence, כמו שאנחנו מכירים אותו היום. איך בעצם נולד הרעיון? האם זו הייתה בקשה שחזרה מלקוחות, מקרה שהראה לך שהפתרון חסר, או השראה?

נוי: השראה. ראינו שארגונים שולחים כל יום מסמכים רשמיים שהם לא בהכרח רק חשבוניות, ושהשאלה ״האם זה הגיע?״ נשארת כמעט תמיד בלי תשובה טובה. מייל רגיל לא מוכיח כלום, ודואר רשום ושליחים יקרים ואיטיים. רצינו לתת לארגונים דרך פשוטה לדעת, ולהוכיח, שהמסמך נמסר ונפתח.

המערכת צמחה מתוך עולם החשבוניות והזיכויים, שבו ארגונים תמיד היו צריכים להוכיח שהמסמך הגיע. משם היה ברור שהצורך הזה קיים כמעט בכל מסמך רשמי, ולכן בנינו את Cevidence כפתרון לכל ארגון שצריך להוכיח מסירה.

חשבתי למשל על חברות תשתיות. אם לקוח לא שילם, יש להן חובה רגולטורית להודיע לו לפני ניתוק, ולא תמיד יש להן דרך טובה להוכיח שההודעה הגיעה. אמרתי לעצמי: יש לנו יכולת תיעוד הרבה יותר חזקה, בואו נמנף אותה.

למי Cevidence הכי מתאים?

מראיין: אז למי Cevidence הכי מתאים? אמרת חברות תשתיות, אבל האם זה יכול להתאים גם לעסקים שהם לא מהגדולים במדינה? באיזה מצב לקוח צריך את הדבר הזה?

נוי: לכל ארגון ששולח מסמך, שאם לא יוכיח שהוא הגיע, הוא מפסיד כסף או הליך. זה התחיל מזיכויים, שבהם צריך להוכיח שהזיכוי הגיע ליעד. משם ראינו כמה מסמכים נוספים צריכים את אותו הדבר:

גבייה, הוצאה לפועל ועורכי דין צריכים לשלוח התראות לפני נקיטת הליכים ומכתבי דרישה, חברות ביטוח ופיננסים צריכות להודיע על ביטול כיסוי ועל שינוי תנאים וחברות תשתיות ותקשורת צריכות לשלוח התראה לפני ניתוק, שעליה יש חובה רגולטורית להודיע מראש. ועוד הרבה מסמכים רשמיים אחרים.

וזה לא רק לגדולים. גם עסק קטן ששולח כמה עשרות מסמכים בחודש צריך לדעת שהם הגיעו.

מראיין: עסקים רבים כבר שולחים מסמכים במייל, ב־SMS, בדואר רשום ובוואטסאפ. מה הקשיים בשיטות הקיימות ש־Cevidence פותר? איך זה משנה לי את יום העבודה בתור בעל עסק?

נוי: בשיטות האלה אין אישור מסירה חתום. ניקח את אישור הקריאה בג׳ימייל או באאוטלוק: הנמען מקבל חלון שמבקש ממנו לאשר שקרא. אם הוא לוחץ ״לא״, השולח לא מקבל שום אישור. ההוכחה תלויה בשיתוף הפעולה של מי שלפעמים הכי לא מעוניין לשתף פעולה.

ב־Cevidence התיעוד לא תלוי באישור של הנמען. הוא נוצר אוטומטית בשרת ברגע שהלינק נפתח, עם חותמת זמן, כתובת IP, מכשיר, דפדפן ומערכת הפעלה. גם אם הנמען סגר את המסמך אחרי שנייה, הפתיחה כבר מתועדת. ביום העבודה זה אומר שאתה לא מנחש אם המסמך הגיע. אתה יודע.

מראיין: אם הלקוח אומר ״לא קיבלתי את המסמך״, אבל Cevidence מראה שהמסמך נפתח, מה אני עושה באותו רגע בתור בעל עסק? אני מניח שאני לא רוצה רק לבוא ולהגיד לאנשים ״תפסתי אותך״.

נוי: נכון, לא מתווכחים, מראים. מוציאים את אישור המסירה ורואים בדיוק מתי המסמך נשלח, באיזה ערוץ ומתי נפתח. השיחה עוברת מ״קיבלת או לא קיבלת״ לעובדות, ומשם אפשר להתקדם לטיפול עצמו, למשל לתשלום. ואם העניין מגיע לבית משפט, אישור המסירה נבנה כרשומה מוסדית לפי דרישות סעיף 36 לפקודת הראיות, והקבילות נקבעת לפי נסיבות המקרה.

מראיין: נניח שאני צריך לשלוח התראת תשלום. איך התהליך קורה מההתחלה ועד הסוף, ומה הלקוח שלי רואה?

נוי: קודם כל, שולחים. ארגון קטן מעלה את ההתראה בממשק ושולח. ארגון גדול מחבר את המערכות שלו עם API או ממשק תיקיות, והשליחה יוצאת אוטומטית. קובעים את נוסח ההודעה ואת שם השולח, למשל: ״להלן מסמך שעליך לעיין בו״, ומתחת הלינק.

הנמען מקבל הודעה ב־SMS, במייל או בשניהם, עם לינק אישי. בלי הרשמה, בלי סיסמה ובלי להתקין כלום.

הנמען לוחץ ורואה את המסמך. באותו רגע המערכת מתעדת את כל פרטי הפתיחה, כל מה שצריך כדי להוכיח שהייתה צפייה ופתיחת המסמך.

ואתה, השולח, רואה הכול בזמן אמת, ויכול להוציא אישור מסירה חתום בכל רגע.

מראיין: אז אפשר לעבוד בממשק של המערכת ואפשר לחבר אותה למערכת קיימת. אני מניח שבארגונים גדולים, שכבר יש להם מערכות, היכולת לעבוד ב־API תהיה משמעותית.

נוי: מאוד. רוב הלקוחות הגדולים שלנו עובדים היום דרך API. המערכת שלהם, למשל מערכת ERP או מערכת חיוב, שולחת את המסמך, ו־Cevidence מחזירה לה את הסטטוס של כל נמען. מי שלא רוצה לפתח יכול לעבוד עם ממשק תיקיות: שומרים את הקובץ בתיקייה, והמערכת שולחת אותו לבד.

איפה בעלי העסק ירגישו את השינוי בתכלס?

זוהר: איפה בעלי העסק ירגישו את השינוי בתכלס? בחיסכון בזמן, בעלויות, בעבודה ידנית?

נוי: בכל השלושה. שליח פיזי עולה 100 עד 400 ₪ למשלוח. דואר רשום זול יותר, אבל לוקח ימים עד שבועות, ובסוף מוכיח רק שמישהו קיבל מעטפה. הוא לא מוכיח מה היה בה, וגם לא שמישהו קרא.

ב־Cevidence המסירה לוקחת שניות, והמחיר למסמך יורד ככל שהנפח גדל.

והכי חשובה היא התלות בנמען. בשליח ובדואר רשום צריך לתפוס את הנמען בבית או לחכות שיגיע לסניף. כאן הלינק מגיע לטלפון או למייל, למקום שהוא כבר נמצא בו.

מראיין: אם הבנתי נכון, במערכת יש שלושה מצבים: נשלח, נמסר ונפתח, נכון?

נוי: בגדול כן. ״נשלח״ אומר שההודעה יצאה מהמערכת. ״נמסר״ אומר שהיא הגיעה לנמען, עוד לפני שפתח. ״נפתח״ אומר שהוא לחץ על הלינק. ומעבר לשלושת המצבים יש את יומן הצפייה המלא, עם כל פרטי הפתיחה.

מראיין: יש פרטים שהשולח עדיין לא יכול לדעת באותו שלב, או שזה שקוף לגמרי?

נוי: שקוף לגמרי, ובזמן אמת. מהרגע שהשולח שולח, הוא רואה כל שלב לכל נמען בנפרד. ברגע שהנמען פתח, התהליך הושלם, ואפשר להוציא את אישור המסירה.

מראיין: יש מסמכים או תהליכים שעדיף לעבוד איתם ב־Cevidence? או להפך, מקרים שבהם נרצה אימות נוסף, כמו חתימה או צילום תעודת זהות?

נוי: המקום הטבעי של Cevidence הוא כל מסמך שבו השאלה היא ״האם זה הגיע״: התראות, דרישות תשלום, זימונים, הודעות על שינוי תנאים. היום הזיהוי מבוסס על לינק אישי שנשלח לכתובת המייל או למספר הטלפון של הנמען. למסמכים רגישים במיוחד המצריכים אימות נוסף לפני הפתיחה ניתן להוסיף קוד OTP לנמען, סיסמה קבועה, לדוגמה 4 ספרות אחרונות של ת״ז של הנמען, זיהוי פנים עם סריקת תעודה מזהה וביצוע סלפי, וניתן לשלב בין האימותים במידת הצורך, למשל OTP וגם סיסמה.

ומבחינה משפטית, להודעה שהמסמך הגיע ונפתח יש תוקף?

מראיין: מבחינה משפטית, להודעה שהמסמך הגיע ונפתח יש תוקף?

נוי: הבסיס הוא סעיף 36 לפקודת הראיות. הסעיף קובע מתי רשומה ממוחשבת יכולה לשמש ראיה, מה שנקרא ״רשומה מוסדית״. Cevidence נבנתה כדי לעמוד בדרישות שלו:

הרשומה נוצרת אוטומטית ובזמן אמת, בלי עריכה ידנית; הנתונים נאספים ישירות מהשרת; המערכת מאובטחת עם יומן פעילות מוגן מפני שינוי; תיעוד הצפייה נשמר שבע שנים, גם אחרי שהמסמך עצמו נמחק.

וחשוב לי לומר את זה ביושר: הקבילות לא אוטומטית. בית המשפט מחליט בכל מקרה לגופו. מה שאנחנו נותנים לארגון הוא תיעוד שנבנה לפי דרישות פקודת הראיות. זה בדיוק ההבדל בין דוח מסודר לבין צילום מסך.

מראיין: דיברנו על תהליך השליחה והפתיחה ועל מה קורה אם מגיעים לדיון משפטי. מה קורה אם המסמך לא מגיע או שהנמען לא פותח? איך אני מגלה את זה ומה אני יכול לעשות כדי להמשיך את הטיפול?

נוי: רואים את זה מיד בסטטוסים ובפורטל: המסמך נשלח ולא נפתח. אפשר לשלוח אותו שוב בלחיצה, כמה פעמים שצריך. אם מתברר שהמייל או הטלפון שגויים, מתקנים את הפרטים או מוסיפים נמען. וכל הניסיונות נשמרים תחת אותו מסמך, כך שרואים את כל מה שנעשה כדי שהמסמך יגיע.

מראיין: אז היתרונות המרכזיים הם ההיבט המשפטי והחיסכון בזמן ובכסף. גם אם אני לא מתכוון ללכת לבירור משפטי עם כל מי שלא פתח דרישת תשלום, יש פה חיסכון בזמן ובהתעסקות עם שליחים ודואר.

נוי: בדיוק. ואני מוסיפה עוד דבר: נייר. אין הדפסה, אין מעטפות ואין נסיעות לסניף הדואר. המסמכים הרשמיים יוצאים במייל וב־SMS והתיעוד נשמר דיגיטלית.

מראיין: ויש גם את המיידיות. הנמען יכול תוך כדי הפסקת קפה לפתוח את הסמארטפון, להסתכל על הדרישה ולהתחיל לגלגל את התהליך או את התשלום. אגב, אפשר גם לחתום על מסמך ב־Cevidence?

נוי: Cevidence מתמקדת בשאלה אחת: האם המסמך הגיע ונפתח. כשצריך שהנמען יחתום על מסמך, יש במערכת התממשקות למערכת נוספת שלנו, WeSign, שנבנתה בדיוק בשביל זה.

מראיין: נוי, תודה רבה על הזמן שלך.