חתימה דיגיטאלית – יכולת הישרדותית לארגון ולא nice to have

חתימה דיגיטלית כח הישרדותי לארגון

חתימה דיגיטאלית היא לא פתרון "חדשני" או Buzzword כמו כל מיני טכנולוגיות חדשות עם שמות מפוצצים. היא פתרון חסכוני ויעיל לכאן ועכשיו.

למה אתם חייבים להטמיע טכנולוגיית חתימה דיגיטאלית בצורה גורפת בארגון?

כל מנהל IT נדרש בימים אלו להוביל תהליכי התייעלות וחסכון, חלק מהציפיות של המנכ"ל ממחלקת ה -IT שלו הם יישום תהליכי אופטימיזציה ארגוניים להשגת יעילות תפעולית.

בייחוד בעידן בו הכלכלה אינה יציבה וכשהתקציבים לעיתים דוחקים, היכולת להטמיע פתרונות חסכוניים (cost effective) יכולה להשפיע על התחרותיות של הארגון שלכם מול המתחרים ועל היכולת שלכם לנצח בקרב.

טרנספורמציה דיגיטלית

(מקור: גרטנר)

אוטומציה דיגיטאלית או לתת שירות?

כמנהלים האמונים על הטרנספורמציה הדיגיטאלית בארגון עלינו להתמודד יום יום עם יישום פרויקטים ומתן שירות לחברה ואולי גם ללקוחות, וקל מאוד לדחוק אחורה משימה זו של אופטימיזציית עלויות. אך כפי שציינו מעלה, תהליכי התייעלות ואופטימיזציה נחשבים היום אחת המשימות החשובות ביותר לארגון, חיפוש יזום אחר פתרונות אוטומציה חסכוניים צריך להיות חלק מהמשימות היום יומיות ובסדר עדיפות לא פחות גבוה מיתר פעילויות המחלקה.

לעיתים נדמה שהדרישה להתפתחות טכנולוגית סותרת את הדרישה להתייעלות וחסכון אבל כפי שתקראו בהמשך זה ממש לא כך.

טכנולוגיית חתימה דיגיטאלית מאושרת – מזמן כבר לא "nice to have"

אחת הפעולות הבסיסיות והיום יומיות המתרחשות בכל המחלקות בארגון היא חתימה על מסמכים.

נשמע פשוט אבל פעולה קטנה ויומיומית זו עולה המון כסף ויכולה להגיע גם למאות אלפי שקלים, כתלות בארגון. לא מדובר רק בכסף, פעולות חתימה מבוססות נייר דורשות טיפול ואדמיניסטרציה, אחסון ועוד.

הפתרונות לעומת זאת קלים ליישום, מובילים לחסכון משמעותי החל מהיום הראשון והחזר מהיר על ההשקעה. מעבר לדברים הנפלאים הללו מדובר בפתרונות המאפשרים אוטומציה של תהליכי עבודה ארגוניים (workflow), בין אם מדובר בחתימה ושליחת מליוני מסמכים בדקות ספורות, בין אם מדובר בפורטל אונליין בעזרתו חותמים גורמים רבים על מסמך בקליק, בין אם מדובר בעמדות שירות ומכירה המאפשרות חתימה נוחה וידידותית על טבלטים וקיצור תהליכי מכירה ועוד.

לחתימה דיגיטאלית מאושרת יתרונות רבים:

  • חתימה דיגיטליתהפתרונות מציעים אפשרות חיפוש ומציאה של מסמכים בקליק.
  • ניהול בקרה ושליטה על תהליכי החתימה, של מחלקות כגון: חשבונות, אספקה, רכש, משאבי אנוש ועוד. שהרי לא מדובר רק בחשבוניות, מדובר בחתימה על כל מסמך באשר הוא- טפסי 101, חופשות ומחלות, הזמנות רכש, NDA, חוזים ועוד.
  • לחתימה דיגיטלית מאושרת תקפות משפטית ולכן ראו עצמכם מכוסים.
  • בהטמעת פתרון חתימה דיגיטלית מאושרת אתם גם מגבירים את רמת אבטחת המידע הארגוני ופרטיותו.

לסיכום- 

יש למנהלי IT ו- CIO'S הרבה כאב ראש 🙂 הרבה מצופה מאיתנו, לחץ משימות הוא חלק משגרת היום יום ויש גם מלאי טכנולוגיות לבחור מבינן.

"כל" שאנו יכולים להציע הוא פתרון בטכנולוגיות מתקדמות, שניתן ליישם בקלות "כאן ועכשיו" ויעשה הרבה טוב לארגון.

נשמח להוביל מהלך משמעותי זה גם בארגונכם, נשמח להמשיך להטמיע את טכנולוגיית החתימה הדיגיטלית בכלל מחלקות הארגון להשגת יעילות תפעולית מקסימלית וחסכון מיידי.