Wesign – הפתרון לחתימה דיגיטלית פשוטה, מהירה ונגישה מכל מקום

כמה פעמים התמודדתם עם תהליך מורכב של הדפסת מסמכים, חתימה פיזית, סריקה ושליחה חוזרת – והכל בשביל אישור שלוקח שניות ספורות? או אולי נאלצתם לעכב עסקה חשובה עקב חוסר זמינות פיזית של אחד הצדדים לחתימה? בעידן שבו יעילות תפעולית מהווה יתרון תחרותי מרכזי, תהליכי החתימה המסורתיים הופכים למכשול מיותר. הפתרון טמון בטכנולוגיה עסקית מתקדמת המאפשרת דיגיטציה מלאה של תהליכי אישור ואימות.

מה זה Wesign ולמי הוא מתאים?

Wesign היא פלטפורמת חתימה דיגיטלית מרחוק שפותחה כדי לענות על צרכיהן של חברות קטנות ובינוניות הזקוקות לתהליכי אישור יעילים. כחברה המובילה בישראל בתחום הצפנה ואימות דיגיטלי, קומסיין מביאה פתרון מתקדם מבלי שתצטרכו להשקיע במערכות מורכבות או בתשתיות טכנולוגיות כבדות.

הפתרון מיועד בעיקר לעצמאיים, חברות משפחתיות, סטארטאפים וארגונים שפועלים בסביבת עבודה דינמית הדורשת גמישות תפעולית. בניגוד לפתרונות אנטרפרייז הדורשים התקנת תוכנה מקומית או שימוש בחומרה ייעודית, Wesign מספקת גישה מיידית דרך פלטפורמת ענן מאובטחת.

היתרון התחרותי של המערכת נעוץ ביכולתה לחולל שינוי מהיר בתהליכי העבודה הקיימים, ללא הצורך בהכשרות מקיפות או בהשקעה משמעותית בהטמעה. המערכת משרתת מגוון רחב של מקצועות: יועצי עסקים, קבלנים, סוכני ביטוח, מנהלי פרויקטים ובעלי עסקים מכל הסקטורים.

למה הפתרון עדיף על השיטות הישנות?

הגישה המסורתית לחתימת מסמכים כוללת שלשלת פעולות מורכבת: הדפסה, חתימה פיזית, סריקה ושליחה חוזרת. תהליך זה יכול להימשך בין 30 דקות למספר ימי עסקים, בהתאם לזמינות הצדדים ולמורכבות הלוגיסטית הכרוכה.

עם פתרון החתימה הדיגיטלית המתקדם, התהליך מתמצה בפתיחת המסמך, ביצוע חתימה דיגיטלית ושליחה מיידית. הזמן הכולל מצטמצם לדקות ספורות, מה שמאפשר ללקוחות תגובה מהירה לדרישות השוק ושיפור שרשרת האספקה הארגונית.

החיסכון הכלכלי מתבטא הן בעלויות ישירות (נייר, דיו, שליחות) והן בעלות הזדמנות – זמן ניהולי יקר שמשתחרר לפעילויות מניבות ערך גבוה יותר. כמו כן, המערכת מבטלת סיכונים אופרציוניים כמו אובדן מסמכים, טעויות הדפסה או פגמים בתהליך הסריקה.

היתרונות המרכזיים של המעבר לחתימה דיגיטלית:

• אופטימיזציה של זמני תגובה – זמן מענה מדקות במקום ימי עסקים
• הפחתת עלויות תפעוליות – חיסכון בהדפסות, סריקות ושליחות
• עמידה בדרישות גמישות – אישור מיידי מכל מקום ובכל זמן
• שיפור איכות התיעוד – ניהול מסמכים מדויק ללא פגמים טכניים
• אחריות סביבתית ארגונית – הפחתה משמעותית בטביעת רגל פיסית

איך מתבצע התהליך הדיגיטלי?

התהליך מתבצע בשלושה שלבים מובנים המותאמים לסטנדרטים מקצועיים:

העלאת מסמכים למערכת

השלב הראשון כולל העלאת הקובץ לפלטפורמה המאובטחת. המערכת תומכת בפורמטים הסטנדרטיים ביותר כולל PDF, Word ופורמטי תמונה נפוצים. המערכת מבצעת בדיקות אמינות אוטומטיות ומציגה תצוגה מקדימה לוידוא איכות הקובץ. בשלב זה ניתן להוסיף הערות מקצועיות או הנחיות ספציפיות לחותמים.

שליחת המסמך ותזמון החתימות

לאחר העלאת המסמך, המשתמש מגדיר את רשימת החותמים ומעצב את תהליך החתימה. המערכת מאפשרת גמישות מלאה בתזמון – חתימה במקביל או ברצף מתואם, בהתאם לדרישות הארגוניות. כל חותם מקבל הודעה אלקטרונית מותאמת אישית עם קישור מאובטח, ללא צורך בהליכי הרשמה מסובכים.

אישור וקבלת חתימה מאומתת

החותם נכנס לממשק דרך הקישור המאובטח, עובר תהליך זיהוי המבוסס על סטנדרטי אבטחה מתקדמים, ומבצע חתימה דיגיטלית. לאחר השלמת כל החתימות הנדרשות, המערכת מייצרת אוטומטית מסמך סופי הכולל את כל החתימות עם חותמות זמן מדויקות ותעודות אימות. המסמך הסופי מועבר לכל הצדדים ומאוחסן במאגר מאובטח לגישה עתידית.

Wesign בנייד – גישה מובייל מקצועית

אחת היכולות המתקדמות של הפלטפורמה היא התמיכה המלאה בסביבת עבודה מובייל. חתימה דיגיטלית בנייד מאפשרת לצוותים לנהל תהליכי אישור גם כשאינם נמצאים במשרד הארגוני.

הממשק הנייד מותאם לסטנדרטים הגבוהים ביותר של חוויית משתמש עסקית – כפתורי פעולה גדולים וברורים, נווט אינטואיטיבי וביצועים מהירים. התהליך זהה לחלוטין לגרסת המחשב האישי, אך מותאם לעבודה עם מגע ישיר במקום עכבר ומקלדת.

היכולת הזו מאפשרת לצוותים לתפקד בצורה גמישה יותר, גם כשאינם במשרד הארגוני. למשל, מנהל פרויקט יכול לאשר הזמנות ישירות מהשטח, יועץ עסקי יכול לחתום על חוזי ייעוץ במהלך פגישת הלקוח, וכל ארגון יכול לטפל בתהליכים קריטיים גם מחוץ לשעות העבודה הרגילות. כל זה הודות לחתימה דיגיטלית בנייד שהופכת את המכשיר הנייד לכלי עבודה מקצועי ויעיל.

האם הפתרון עומד בסטנדרטים משפטיים ורגולטוריים?

Wesign מבוססת על תקני אבטחת מידע והצפנה המתקדמים ביותר, ונבנתה על תשתית הצפנה קריפטוגרפית המבטיחה שלמות מסמכים ואימות זהות. כל חתימה שמתבצעת במערכת מקבלת תעודה דיגיטלית ייחודית עם חותמת זמן מאושרת, המאפשרת אימות מלא של זהות החותם ושל זמן החתימה המדויק.

המערכת עומדת בדרישות החוק הישראלי לחתימה אלקטרונית ומקבלת הכרה מלאה מצד מערכת המשפט. מבחינה משפטית, חתימות דיגיטליות מאושרות נחשבות בעלות תוקף זהה לחתימות פיזיות, ובמקרים מסוימים אף מעניקות רמת אימות גבוהה יותר הודות לתיעוד הדיגיטלי המפורט.

קומסיין פועלת כגורם מאשר מוסמך מטעם משרד המשפטים, כלומר החברה פועלת תחת פיקוח רגולטורי ישיר ועוברת ביקורות אבטחה תקופתיות. כל המידע מוצפן בהעברה ובאחסון על פי הסטנדרטים הבינלאומיים המחמירים ביותר.

איזה מסמכים אפשר לחתום במערכת?

המערכת משרתת מגוון רחב של צרכים ארגוניים ומתאימה לכל סוג של מסמך הדורש אישור רשמי:

• הסכמים מסחריים – חוזי שירות, הסכמי אספקה וחוזי העסקה
• תהליכי הצעות מחיר – אישור הצעות ללקוחות ומעבר יעיל לשלב הביצוע
• מסמכי רגולציה וציות – טפסים נדרשים לרשויות, אישורי ביטוח ומסמכי תאגיד
• תהליכים ארגוניים פנימיים – בקשות חופשה, אישורי הוצאות ומסמכי מדיניות

הגמישות הטכנולוגית של המערכת מאפשרת התאמה לכל סוג של עסק ולכל תחום פעילות. ארגונים בתחום השירותים משתמשים בפלטפורמה לניהול הסכמי שירות ודוחות עבודה, בעוד שחברות מסחר מנהלות איתה תהליכי רכש עם ספקים ולקוחות.

מה מבדיל את Wesign מפתרונות חתימה אחרים?

בשוק הטכנולוגי קיימים פתרונות חתימה דיגיטלית מגוונים, אך מספר יתרונות מבדילים הופכים את Wesign לבחירה מועדפת. ראשית, המערכת פועלת בארכיטקטורת ענן מלאה – ללא צורך בהתקנות מקומיות או בתשתיות טכנולוגיות מורכבות. שנית, כל הממשק מותאם לשוק הישראלי עם תמיכה מלאה בעברית ובכל הסטנדרטים הרגולטוריים המקומיים. שלישית, קומסיין פועלת תחת פיקוח ישיר של משרד המשפטים הישראלי, מה שמבטיח גיבוי רגולטורי מלא.
בנוסף, חתימה דיגיטלית בנייד פועלת ברמת ביצועים גבוהה ובממשק נגיש למשתמש, מה שהופך את המכשיר הנייד לכלי עבודה מקצועי ויעיל ברמה הארגונית.

מעוניינים להתקדם לפתרון החתימה הדיגיטלית המוביל בישראל? לחצו כאן לרכישה והתחילו ליהנות מיתרונות המערכת!

התאמה לארגונים בכל סדר גודל

ארגונים גדולים יותר יכולים להשתמש בפלטפורמה כפתרון משלים למערכות הקיימות או כחלק מאסטרטגיית דיגיטציה רחבה יותר. לדוגמה, חברת נדל"ן גדולה עשויה להשתמש במערכת למסמכי ההתקשרות עם שמאים וקבלנים, בעוד שהחוזים העיקריים מנוהלים במערכת אחרת. הגמישות הטכנולוגית מאפשרת שילוב חלק עם תהליכי עבודה קיימים מבלי לשבש את התפקוד הארגוני.

הממשק – פשוט ומקצועי

עיצוב הממשק של המערכת מבוסס על עקרונות מתקדמים של UX עסקי, המתאימים גם למשתמשים עם רקע טכנולוגי מוגבל:

• ממשק מקומי מלא – כל האלמנטים, ההודעות וההנחיות בעברית מקצועית
• ארכיטקטורת מידע אינטואיטיבית – התפריטים והכפתורים מסודרים בצורה לוגית המובנת מיד
• תמיכה טכנית מקצועית – הצוות זמין בשעות העבודה לכל פנייה
• תאימות טכנולוגית מלאה – הממשק מתאים אוטומטית לכל סוג מכשיר וגודל מסך

המערכת כוללת גם מערכת עזרה מתקדמת עם מדריכים מקצועיים, מאגר שאלות נפוצות ותמיכה בווידאו. כל תהליך מלווה בהסברים מפורטים ובהתראות המקלות על המשתמש ומונעות שגיאות תפעוליות.

שילוב המערכת בתהליכים ארגוניים קיימים

אחת היכולות המתקדמות של הפלטפורמה היא אפשרות האינטגרציה עם מערכות ארגוניות קיימות. המערכت מציעה ממשקי API מתקדמים המאפשרים חיבור למערכות ERP, CRM ופלטפורמות ניהול פרויקטים.

לדוגמה, מערכת ניהול לקוחות יכולה להפעיל אוטומטית תהליכי חתימה לאחר סגירת עסקה, ומערכת ניהול פרויקטים יכולה להפעיל תהליכי אישור כשהפרויקט מגיע לאבני דרך מוגדרות מראש.

האינטגרציה הזו מבטיחה רציפות בתהליכי העבודה ומונעת הצורך בהעברת מידע ידנית בין מערכות שונות. חתימה דיגיטלית בנייד במקרים כאלה מוסיפה שכבת גמישות נוספת – הצוותים יכולים לתת אישורים גם מהשטח או מחוץ למשרד, מבלי להמתין לחזרה לתחנת העבודה הקבועה.

לסיכום

הפלטפורמה מייצגת את הדור החדש של פתרונות חתימה דיגיטלית – טכנולוגיה מתקדמת הפועלת בארכיטקטורת ענן, נגישה מכל מכשיר ומקבלת הכרה משפטית מלאה. המערכת מספקת פתרון מקיף לארגונים המעוניינים לייעל תהליכי אישור מבלי להתפשר על תוקף משפטי או על סטנדרטי אבטחה.

השילוב בין קלות השימוש לבין עמידה בסטנדרטים הרגולטוריים המחמירים ביותר הופך את המערכת לאופציה עסקית הגיונית עבור ארגונים המעוניינים לשפר יעילות תפעולית בלי לקחת סיכונים מיותרים.

חתימה דיגיטלית בנייד כבר לא נחלת העתיד הטכנולוגי – היא מציאות עסקית נוכחית. הפתרון הופך את התהליך למובן ונגיש לכל ארגון המעוניין לשפר את התהליכים התפעוליים שלו ולהגיע ליעילות מקסימלית בלי להתפשר על תוקף משפטי או על איכות השירות.