אז מה זה חשבונית אונליין? להלן תשובות לכל השאלות בנושא

המהפכה הדיגיטלית הפכה מזמן למציאות קיימת בעולם העסקי. אין כמעט עסק שלא משלב  כלים דיגיטליים בניהול השוטף, השיווק והמכירה. שימוש באמצעים דיגיטליים חוסך לא מעט משאבים, אחת האפשרויות לחיסכון היא מעבר מחשבונית נייר לחשבונית אונליין.

מה ההבדל בין חשבונית אונליין לחשבונית נייר?

בפני רשויות המס אין כל הבדל, חשבונית אונליין שוות ערך ומקובלת בדיוק כמו חשבונית נייר. היא נחשבת להוכחת תשלום ללקוח והוכחה לביצוע עסקה עבור העסק, וניתן להגיש אותה בדיוק כמו חשבונית נייר לרשויות המס. עם זאת, יש לשים לב לכך שכמו חשבונית נייר, היא חייבת לכלול את כל הפרטים שהופכים אותה לקבילה וחוקית. אלו כוללים למשל את פרטי העסק המלאים, סכום העסקה, שיעור המע"מ שנגבה, פירוט המוצרים או השירותים שנרכשו, פרטי הלקוח, מספר סידורי וכן הלאה.

עבור העסק, ההבדל משמעותי מאוד, עם חשבוניות אונליין אפשר לחסוך זמן יקר, כוח אדם ומשאבים שניתן בהחלט להפנות לאפיקים אחרים. אין פנקסים, אין תשלום לבית דפוס, אין צורך במערך לניהול החשבוניות בקלסרים ותיקיות, אין צורך בארכיון, הדפסות, חתימות וחותמות, מעטפות ובולים. כל התהליך נעשה דרך מחשב, טאבלט או סמארטפון במהירות ויעילות.

לאילו עסקים מומלץ לעבור לחשבונית אונליין?

כל עסק שמבקש לחסוך בזמן, עלויות ומשאבים יכול לעבור לחשבונית אונליין. אין הגבלה על תחום העיסוק, מיקום העסק, מכירה ללקוחות מקומיים או בינלאומיים, גובה ההכנסות של העסק, סכום עסקה ספציפית, כמות החשבוניות שמותר לעסק להנפיק או כל פרמטר אחר. כל עוד החשבונית כוללת את כל הפרטים שרשויות המס דורשות, אפשר להנפיק אותן לכל קהל לקוחות כולל לקוחות בינלאומיים.

המעבר לחשבונית אונליין יכול לחסוך מידי חודש מאות עד אלפי שקלים לבתי עסק קטנים ובינוניים. בקרב חברות וארגונים גדולים המפיקים מידי חודש עשרות ואף מאות אלפי חשבוניות ומסמכים, המעבר יכול להביא לחיסכון של עשרות ואף מאות אלפי שקלים ויותר. בנוסף, המעבר לחשבוניות דיגיטליות, הופך את החברה לידידותית לסביבה באמצעות צמצום צריכת הנייר, דיו, שירותי שליחויות, מעטפות ובולים. עובדה זו מאפשרת גם להציג את העסק כבעל מודעות סביבתית ולתרום למוניטין החיובי שלו.

איך מפיקים חשבוניות אונליין?

חשבוניות אונליין מופקות על ידי תוכנה או בעזרת אתר המציע את השירות. אין דרישות מיוחדות לרישום, ישנם שירותים ללא תשלום וכאלו הדורשים תשלום. כל בעל עסק יכול לפתוח חשבון דרך שירות כזה ולאחר תהליך רישום קצר להתחיל להנפיק חשבוניות ללקוחותיו. ישנם שירותי הנפקת חשבוניות הכוללים אופציות נוספות כמו למשל הנפקת תעודות זיכוי אונליין, הצעות מחיר וכדומה כך שלמעשה, ניתן להעביר לא מעט מן ההתנהלות השוטפת בתחום זה לאונליין וכך לחסוך משאבים רבים.

האם אפשר פשוט לעבור לחשבונית אונליין? ישנן דרישות מיוחדות כלשהן?

כל עסק יכול ומורשה לעבור לחשבוניות אונליין ללא תנאים מקדימים כלשהם – אין צורך באישור מרשויות המס, אין דרישות מיוחדות לפני או אחרי המעבר, ההתנהלות עם חשבוניות אונליין זהה להתנהלות עם חשבוניות נייר מבחינה זו. הדבר היחיד שרשויות המס דורשות הוא לשמור על סדר ישיר בחשבוניות. כלומר, מספר רציף של החשבונית בכל "סדרה". כך למשל אם התחלתם פנקס חשבוניות נייר והגעתם לחשבונית מספר 532 אין צורך להתחיל את החשבוניות הדיגיטליות ממספר 533. הפנקס הוא סדרה אחת והחשבוניות הדיגיטליות הן סדרה שנייה שתתחיל מ001 (או כל מספר אחר שתבחרו). אם מסיבה כלשהי תאלצו לתת חשבונית ידנית, תוכלו להשתמש בפנקס המקורי.

מה היתרון עבור הלקוח?

עבור הלקוח, חשבוניות אונליין מאפשרות לקבל הוכחת תשלום מידית במסמך קריא וברור. אין צורך להמתין להגעת חשבונית פיזית בדואר, אין צורך לגשת לבית העסק, השליחה של החשבונית נעשית בלחיצת כפתור ומגיעה לאחר מספר רגעים לתיבת המייל של הלקוח (או ב-SMS בשירותים המאפשרים זאת). לקוח עסקי לא נדרש גם הוא להחזיק מערך תיעוד בדמות קלסרים ותיקיות, הוא יכול לתייק את החשבונית אלקטרונית בקלות במחשבי החברה או בענן. בנוסף, אם הוא מבקש לשחזר חשבונית מסיבה כלשהי, העסק שהנפיק אותה יכול לעשות זאת תוך דקות ללא צורך בחיפושים ארוכים בארכיון פיזי.

חשבוניות אונליין עם חתימה דיגיטלית מאובטחת של Comsign

חשבונית אונליין עם חתימה מאובטחת של Comsign, הגורם המאשר המוביל בישראל, נותנת ראש שקט לעסקים שבחרו בה. החתימה הדיגיטלית המאובטחת מוגנת באמצעי הצפנה ובאמצעותה הלקוח יכול לוודא שמדובר בחשבונית שהגיעה מהעסק שלכם, אתם תדעו שהלקוח קיבל בוודאות את המסמך שאתם שלחתם ולא גורם מתחזה. בנוסף, כבעלי העסק תוכלו להיות שקטים מהבחינה המשפטית בעת משלוח חשבוניות אונליין באמצעות Comsign, כי בהתאם לדרישות החוק, על הגורם המאשר חלה האחריות המשפטית על החתימה והשלכותיה.

למידע נוסף על הפקת חשבוניות אונליין וייעוץ מקצועי בנושא, אנו מזמינים אתכם להשאיר פרטים בטופס שבעמוד זה.