פתרון דיגיטלי מתקדם לעסקים – חתימה דיגיטלית על מסמכים

כמות השירותים באמצעים דיגיטליים הולכת וגוברת. רוב החשבוניות שאנו מקבלים היום מספקי שירותים מגיעות לידינו באמצעות דואר אלקטרוני כאשר הכיתוב "נחתם בחתימה דיגיטלית" מתנוסס על כל מסמך. בהתאם, חתימה דיגיטלית על מסמכים הפכה לכלי חיוני בעידן הדיגיטלי, בפרט אם יש לך עסק.

על מה מדובר, איך בכלל חותמים דיגיטלית, ולמה אם העסק דוגל במגמה ירוקה, חתימה דיגיטלית עוד יותר שווה?

מה זה חתימה דיגיטלית בכלל?

חתימה דיגיטלית היא כלי המייתר את השימוש בחותמת העסק או בחתימה ידנית על גבי מסמכים של העסק. השימוש בחתימה דיגיטלית הוא אחד מהכלים המשמש לטרנספורמציה דיגיטלית לעסק ומעבר לשיטות paperless דיגיטליות.

חתימה דיגיטלית היא אישית וייחודית לכל אדם או ישות עסקית ומשמשת כתעודה להבטחת זהות הבעלים. החתימה מכילה מאפיינים של הצפנת ואבטחת מידע, מה שמאפשר לאמצעי הדיגיטלי לבצע הזדהות חזקה.

חתימה דיגיטלית על מסמכים נועדה בפועל לזהות את הארגון או האדם שחתם על המסמך. למעשה החתימה מראה על גבי המסמך שבוצעה חתימה בפועל ואת הפרטים הייחודיים לבעל החתימה כולל שם הארגון, פרטי החותם, ח.פ, סוג אלגוריתם החתימה ופרטים נוספים.

חתימה דיגיטלית נועלת את המסמך ואינה מאפשרת שינויים מרגע החתימה. אם בוצע שינוי במסמך מרגע החתימה, תתקבל אינדיקציה לכך שהמסמך שונה בעת בדיקת החתימה, ובפועל לאותה חתימה דיגיטלית אין יותר תוקף ואין לאשר את המסמך שהתקבל.

בהתאם לחוק חתימה אלקטרונית, קיימות שתי סוגי חתימות: חתימה מאובטחת וחתימה מאושרת, אשר נחשבות לחתימות דיגיטליות לכל דבר ועניין.

מאובטח? מאושר? מה בכלל ההבדל?

מבחינת פונקציונלית אין הבדל בין החתימות, אבל מבחינה משפטית יש הבדל משמעותי. בהתאם לדרישות החוק, לגורם המאשר את החתימה (Certified Authority) כחתימה מאושרת יש אחריות משפטית על החתימה והשלכותיה. המשמעות היא שאין אפשרות להתכחש משפטית למסמך שנחתם בחתימה דיגיטלית מאושרת.

לעומת זאת, על חתימה אלקטרונית מאובטחת יכול לחתום כל אדם או כל מי שמחזיק באישור חתימה בארגון, אך האחריות המשפטית חלה על הארגון או על האדם שחתם.

עצמאיים ועסקים מוציאים עשרות עד אלפי מסמכים שונים מדי חודש: הזמנות רכש, קבלות, חשבוניות, טפסים של גורמי ממשל שונים ורשויות ארציות ומקומיות. על כל מסמך כזה נדרשת חתימה של העסק. ברגע שמבצעים טרנספורמציה ועוברים לחתימה דיגיטלית על מסמכים, כמויות הנייר בה משתמשים להדפסה וחתימה ידנית המסמכים הופכת למיותרת, והעסק הפוך לעסק ירוק התומך ושומר על איכות הסביבה באמצעות שיטות עבודה paperless דיגיטליות – כבר שווה!

נשמע מעניין… יש יתרונות נוספים לחתימה דיגיטלית על מסמכים?

בוודאי! מעבר לחתימה דיגיטלית על מסמכים יניב יתרונות רבים לעסק:

  • חיסכון בזמן ובמשאבים בכל נושא החתימות על מסמכים יוצאים – התייעלות עסקית
  • העסק נפטר מהצורך בניירת ובחתימות ידניות – חסכון כספי
  • העסק  הופך דיגיטלי – את כל המסמכים אפשר לשלוח לנמענים באמצעות e-mail
  • העסק נהנה מתהליכי עבודה מהירים וקלים בניגוד לתהליכים ידניים
  • עבודה מהירה מול גורמי ממשל ורשויות – כיום, תהליכים וטפסים רבים ניתנים למילוי ושליחה online וזאת באמצעות שימוש בחתימה דיגיטלית מאושרת
  • חתימה דיגיטלית על מסמכים בפורטים שונים
  • אין אפשרות להתכחש משפטית לחתימה הדיגיטלית המאושרת!

מעולה! השתכנעתי, איך חותמים מסמכים בחתימה דיגיטלית?

החתימה הדיגיטלית המאושרת מגיעה כטוקן או כרטיס חכם המתחברים אל המחשב באמצעות קורא מיוחד. על מנת לבצע את החתימה הדיגיטלית על מסמכים מסוגים שונים נדרשת תוכנה מיוחדת ברישיון. פתרונות החתימה מותאמים בהתאם לגודל העסק ויכולים להתבסס על פתרון חתימה לעמדת דסקטופ או כשרת חתימות תשתיתי לארגונים גדולים המותקן אצל הלקוח או מיושם כפתרון בענן דיגיטלי מאובטח.

אם עדיין יש לך התלבטות לגבי פתרונות חתימה דיגיטלית שיתאימו לעסק שלך, המומחים של Comsign, החברה המובילה בישראל בפתרונות חתימה דיגיטלית ואבטחת מידע, ישמחו לעמוד לרשותך!