חתימה דיגיטלית על טפסים: יעילות תפעולית וחסכון בעלויות עם טכנולוגיה מאובטחת

חתימות דיגיטליות מייצגות פתרונות מעשיים וחסכוניים שניתנים ליישום מיידי, והיום, כשכל שניה חשובה והיעילות הארגונית היא חובת התנהלות, חתימה דיגיטלית על טפסים יוצרת התנהלות תפעולית משודרגת, יעילה ומאובטחת.

ההכרה בחתימות דיגיטליות ככלים חיוניים לשיפור אבטחת המידע והפרטיות היא אוניברסלית, וחתימה דיגיטלית מאושרת מתפקדת כזהות דיגיטלית חזקה. המשמעות היא שהחותם מאומת באופן אישי על ידי גורם מורשה, מה שמאפשר הקפדה על העדר האפשרות לזייף את החתימה, לצד התאימות להנחיות החוק.

בעלי ארגונים רבים מסכימים שיש חשיבות לייעול ההתנהלות העסקית שלהם והפחתת העלויות, ובנקודה זו, המעבר מעט ונייר לחתימות דיגיטליות על טפסים משדרג את הפעילות. אבל מה בדיוק הופך את הטכנולוגיה הזו לכל כך חשובה? בואו נראה.

חתימה דיגיטלית על טפסים: הרבה יותר מסתם נוחות או באזז חדשני

חתימה דיגיטלית משדרגת את הפעילות הארגונית, ומאמר זה מציג את היתרונות הרבים, המסגרות המשפטיות וההשפעות המיידיות של שילוב טכנולוגיית חתימה דיגיטלית בתהליכים הארגוניים שלכם.

בכמה קליקים פשוטים, תוכלו לשדרג את האבטחה של מערכות ניהול המסמכים והטפסים בארגון שלכם, לחסוך בהוצאות ולוודא שהמסמכים החתומים לא שונו או הוחלפו ולא נוספו להם פרטים שלא הופיעו בהם במקור.

בישראל, כמו גם בעולם, חתימות דיגיטליות הופכות לשכיחות יותר ויותר. כל מדינה מתאימה את תקני החתימה הדיגיטלית שלה כדי לעמוד בדרישות המקומיות, כולל הסמכה מגופים ממשלתיים רלוונטיים. בארץ, למשל, למשרד המשפטים יש תפקיד מרכזי באישור חתימות דיגיטליות באמצעות אימות פרטני והצלבת נתונים מול מאגרי מידע ממשלתיים.

חתימה דיגיטלית על טפסים הפכה לחלק בלתי נפרד מהפעילות העסקית בכל המגזרים, והשימוש הנרחב בה מונע בעיקר מהצורך להילחם באיומי סייבר הולכים וגדלים, למנוע זיוף מסמכים, להגן על הפרטיות, לייעל תהליכים ארגוניים ולשמור על משאבים כספיים וחומריים.

ההכרח ליישום חתימה דיגיטלית מקיפה

מנהלי ה-IT בארגונים רבים מתמודדים היום עם משימת הנעת יעילות והפחתת עלויות, תוך התאמה לציפיות המנכ"ל לשיפור תהליכים ארגוניים כדי לחזק את האפקטיביות התפעולית, וזאת בדיוק הנקודה שבה פתרון החתימה הדיגיטלית נכנס לתמונה.

כשבעלי עסקים מתמודדים עם מגבלות תקציב, הם מחפשים פתרונות חסכוניים כדי לשמור על היתרון התחרותי שלהם בתחומם, ולהשיג הצלחה עסקית.

חתימות דיגיטליות: הכרח, לא יוקרה

בכל מחלקה בארגון, הפעולה השגרתית של חתימה על טפסים ומסמכים, על אף שהיא לכאורה טריוויאלית, גורמת לעלויות משמעותיות שיכולות להגיע למאות אלפי שקלים.

תהליכי חתימה רגילים מבוססי נייר דורשים טיפול, ניהול ואחסון נרחבים, אבל פתרונות החתימה הדיגיטלית קלים ליישום ומייצרים חיסכון מידי בעלויות, לצד החזר מהיר על ההשקעה.

שיפור תהליכי עבודה ארגוניים באמצעות אוטומציה

טכנולוגיית החתימה הדיגיטלית מקלה על אוטומציה של זרימות עבודה ארגוניות, באמצעות אפשרויות לחתימה והפצה מהירה של אלפי טפסים ומסמכים, שימוש בפורטלים מקוונים לחתימות מרובות צד בלחיצה אחת.

התנהלות יעילה זו מאפשרת לצוות השירות והמכירות להשתמש בטאבלטים לתהליכים יעילים וידידותיים למשתמש עם, מה שמוביל להאצת מחזורי המכירה.

CTD – תוכנת חתימה דיגיטלית לשימוש שולחני

Comsign Trust Desktop (CTD) היא תוכנת חתימה דיגיטלית רב-תכליתית המיועדת לסביבות מקום עבודה, ומאפשרת חתימה על מסמכים לך לחתום על מסמכים ישירות משולחן העבודה. עם CTD, אתם יכולים לטפל ביעילות במגוון תרחישים:

• מגוון רחב של פורמטים של קבצים כגון Word, PDF, Excel, XPS, PowerPoint ועוד.
• סוגי מסמכים שונים, לרבות חשבוניות, הצעות מחיר, חוזים, הזמנות רכש, טפסי 101, מסמכים סרוקים, קבלות והוראות תשלום בבנק.
• חתימה מרכזית על פני ספריות קבצים.

לאחר חתימת המסמכים, ניתן יכול לשלוח במהירות את הקבצים החתומים דיגיטלית באמצעות דואר אלקטרוני, ולמעשה להחליף את הצורך בחותמת עסקית או כל חתימה ידנית.

היתרונות הרב-גוניים של חתימות דיגיטליות מוסמכות

יש כמה יתרונות חשובים שמגיעים עם המעבר לחתימה דיגיטלית:

יעילות חיפוש ושליפה:

פתרונות דיגיטליים מפשטים את תהליך האיתור והגישה למסמכים.

ניהול ופיקוח:

חתימות דיגיטליות מספקות שליטה משופרת על תהליכי החתימה במחלקות שונות – כספים, רכש, משאבי אנוש וכו', מייעלות את התפעול מחשבוניות לחוזים ומעבר לכך.

תוקף משפטי ואבטחה:

חתימות דיגיטליות מוכרות על פי חוק, והן מוסדרות ומאושרות על ידי רשות האישורים במשרד המשפטים, כך שהשימוש בהן מבוסס על ציות להנחיות החוק והגברת האבטחה בארגון. כלומר, הטמעת פתרון חתימה דיגיטלית מאושרת מעלה גם את תקני אבטחת המידע והפרטיות של הארגון.

אבטחה משופרת עם חתימות דיגיטליות מאושרות במגזרים שונים

חתימות דיגיטליות מאושרות ממלאות תפקיד מרכזי בהגברת האבטחה במספר פרויקטים ומגזרים. בענף הבנקאות, האבטחה להעברות כספים ועסקאות אחרות מוגברת משמעותית באמצעות שימוש באפליקציות הנגישות דרך מחשבים שולחניים ומכשירים ניידים חכמים.

ספקי שירותי בריאות משתמשים בחתימות דיגיטליות מאושרות כדי לאשר מרשמים רפואיים. התקדמות זו לא רק מונעת זיוף מרשמים אלא גם מבטלת את הצורך של מטופלים לבקר רופאים פיזית כדי להשיג מרשמים. מטופלים יכולים לאסוף ישירות את התרופות שלהם מבתי מרקחת שבהם רוקחים מאמתים את המרשמים החתומים דיגיטלית במערכות שלהם.

בתחום הכספים, תקינותם של מסמכי הנהלת חשבונות סרוקים נשמרת על ידי דרישת חתימות כפולות של שני מורשי חתימה בתוך הארגון, כך שניתן להגן על התוקף של מסמכים מקוריים מפני זיוף.

חתימות דיגיטליות בישראל

ההתפתחויות האחרונות בישראל הדגישו את החשיבות הגוברת של חתימות דיגיטליות, במיוחד עם הדחיפה של הממשלה לעבר טרנספורמציה דיגיטלית. לדוגמה, הוכנסה תקנה חדשה המחייבת את כל החוזים הממשלתיים והמסמכים הרגישים להיחתם בצורה דיגיטלית כדי לשפר את האבטחה והיעילות.

מהלך זה הוא חלק ממאמץ רחב יותר ליצור דיגיטציה של שירותים ציבוריים, להפחית עיכובים בירוקרטיים, ולגבש עוד יותר את תפקידן של חתימות דיגיטליות בממשל מודרני.

כמה מילים לסיום

בעלי עסקים וארגונים רבים מתמודדים עם אתגרים שונים, שכוללים לחצים תפעוליים שגרתיים ובחירת הטכנולוגיות המתאימות לייעול התפקוד התפעולי שלהם. הטמעת טכנולוגיה חכמה של חתימה דיגיטלית על טפסים בכל המחלקות יכולה לשפר משמעותית את היעילות התפעולית וליצור חיסכון מידי בעלויות.

בחברת קומסיין, מקבוצת קומדע, אנו מחויבים להוביל את השינוי המרכזי הזה בארגון שלכם, ולהמשיך ולפרוס פתרונות חתימה דיגיטלית ליעילות מרבית.

אתם שואלים – אנחנו עונים:

מהי חתימה דיגיטלית על טפסים ואיך היא עובדת?

חתימה דיגיטלית היא סוג של חתימה אלקטרונית המשתמשת בטכניקות הצפנה כדי לאבטח ולאמת את זהות החותם ולשמור על שלמות המסמך החתום. בחתימה דיגיטלית על טפסים ומסמכים, נוצר קוד דיגיטלי ייחודי שמצורף למסמך.

הקוד הזה ייחודי למסמך ולחתום ומחבר את שניהם, כך שלא ניתן לשבש את המסמך, לשנות אותו, או לבצע בו שימוש לרעה.

האם חתימות דיגיטליות מחייבות מבחינה משפטית?

כן. חתימה דיגיטלית בוורד או ב-PDF מחייבות מבחינה משפטית במדינות רבות בעולם, כולל ישראל. הן מוכרות בחוק ויש להן משקל משפטי זהה לחתימות הרגילות בכתב יד, בתנאי שהן עומדות בסטנדרטים ספציפיים שנקבעו בתקנות כמו חוק החתימה האלקטרונית.

מהם היתרונות העיקריים בשימוש בחתימות דיגיטליות?

חתימות דיגיטליות מציעות מספר יתרונות מרכזיים, כולל אבטחה משופרת, מכיוון שקשה יותר לזייף אותן מאשר חתימות בכתב יד, והן גם משפרות את היעילות התפעולית עם אפשרות חתימה ושליחה של מסמכים במהירות ובאופן מאובטח דרך האינטרנט.

התנהלות זו מפחיתה את הזמן והעלות הקשורים לתהליכים מבוססי נייר, ויתרון חשוב לא פחות של חתימה דיגיטלית על טפסים הוא השיפור במעקב, באחסון ובניהול של מסמכים חתומים.

איך מתבצעות חתימות דיגיטליות בסחר בינלאומי?

כשזה מגיע לסחר בינלאומי, רשויות אישורים עולמיות שונות מוכרות על ידי תאגידים גדולים כמו Adobe, Microsoft ו-Google. רשויות אלו מספקות פתרונות חתימה דיגיטלית מאובטחת ומוכרת על פי חוק, עם אפשרות לביצוע עסקאות חוצות גבולות בטוחות ויעילות.

Comsign, סוכנות מאשרת מוכרת, מנפיקה תעודות המבטיחות את תקני האבטחה הגבוהים ביותר למסחר גלובלי, תוך שימת דגש על התנהלות מהירה, אמינה ומאובטחת.