הוצאת חשבונית דיגיטלית

הוצאת חשבונית דיגיטלית בעסקים וארגונים

הפקת חשבונית דיגיטלית תורמת רבות להתייעלות הארגונית מבחינות שונות. כך לדוגמא, היא מקטינה מאוד את השימוש ואת התלות בנייר, מקטינה בעיות ועיכובים הקשורים במשלוח חשבוניות בדואר ועל ידי חברות משלוחים, מקטינה טעויות והוצאות הכרוכות ברכישת הנייר, חוסכת שטחי אחסון חשובים בארגון, ועוד.

למעשה, אם מדובר בחברה או בתאגיד גדולים מאוד שמפיקים חשבוניות לעשרות ואפילו מאות אלפי לקוחות, הוצאות חשבונית דיגיטלית יכולה לחסוך עשרות ומאות אלפי שקלים. לעומת זאת, אם מדובר בעסק בינוני החיסכון עשוי לעמוד בממוצע על מאות ואלפי שקלים, מה שמהווה תרומה משמעותית לתזרים המזומנים של העסק.

שאלת האבטחה בחשבוניות דיגיטליות

מובן מאליו שישנה חשיבות עליונה לרמת האבטחה של הפקת חשבוניות, ועל כך נרחיב מייד. לפני כן נציין כי חוק חתימה אלקטרונית משנת 2001 מבדיל בין חתימה אלקטרונית וחתימה אלקטרונית מאובטחת. חתימה אלקטרונית היא בעצם סימן או מידע אלקטרוני כלשהו שהוצמד למסר אלקטרוני, למשל סימן גראפי בתחתית מייל. לעומת זאת, חתימה אלקטרונית מאובטחת היא חתימה ייחודית אך ורק לבעליה, מאפשרת זיהוי של בעל אמצעי החתימה, מופקת באמצעי חתימה שנתון לשליטתו של בעל החתימה, מאפשרת לזהות שינויים שבוצעו במסר האלקטרוני לאחר שנחתם. מייד נראה את המשמעות של הגדרות אלו מבחינתכם.

כידוע, חשבוניות דיגיטליות מזויפות הן בעיה המטרידה ארגונים רבים, ובהחלט יכולה להיות לה השלכות מהותיות. כך למשל, אם מומחה פישינג או פצחן מזדהה בשם הארגון ומנפיק במקומו חשבוניות ללקוחות, הלקוחות ישלמו "חוב" שלמעשה אינו קיים והדבר יפגע קשות בתדמית הארגון. זאת בנוסף לסיכון בו מצוי הלקוח לחדירה לפרטיותו על ידי גורם עוין.

הוצאת חשבונית דיגיטלית של קומסיין היא הפתרון האופטימאלי לבעיה זו, שכן היא מבוססת על חתימה מאושרת ומאובטחת. כפי שראינו, חתימה אלקטרונית רגילה היא בעצם מעין חתימה גראפית שאיננה מאובטחת ואפשר לשנות בה כל נתון, למשל את מחירי המוצרים. לעומתה, חתימה מאובטחת אמנם מכילה קובץ נעול שלא ניתן לשנותו, אולם עדיין החותם יכול להתכחש לחתימתו עליה. החשבוניות הדיגיטליות המאובטחות והמאושרות שלנו מציגות את רמת האבטחה הגבוהה ביותר. גם הן מכילות קובץ נעול שלא ניתן לשנותו, אולם בהן הלקוח אינו יכול להתכחש לחיוב שכן הוא מזוהה על ידי הגורם המאשר.

דרכים שונות להפקת חשבוניות דיגיטליות

הפקת חשבונית דיגיטלית אפשרית במספר דרכים, אותן אנו מסייעים להתאים לצרכי הארגון או העסק. כך למשל, במידה שמדובר בעסק המספק שירותים ישירות מול הלקוח ומקבל את התשלומים בדלפק, מומלץ להטמיע מערכת ייעודית לדלפקים הסורקת מסמכים אחרי שהלקוח חתם עליהם, ומנפיקה חשבונית בעלת חתימה מאובטחת ומאושרת שלנו. לעומת זאת, בארגונים ועסקים העובדים באמצעות הוראות קבע, חיובים בדואר ותשלומים בטלפון, ושיש להם אלפי לקוחות, בדרך כלל עדיף להסתייע בשרת חיתום שמפיק חשבוניות ושולח אותן בדואר אלקטרוני לכל חייב לפי המחיר והסכום.

למידע נוסף על הפקת חשבוניות עם קומסיין הנכם מוזמנים ליצור עימנו קשר בטלפון *8770 או 03-6443620.