ארכיב דיגיטלי – טרנספורמציה דיגיטלית מלאה לתהליכים עסקיים

מהפכת הטכנולוגיה והדיגיטל חוללה שינויים דרמטיים בעולם העסקי. התפתחות והשתכללות הדואר והסורקים האלקטרוניים הופכת את השימוש בנייר פיזי לכמעט מיותר. הוספת חתימה אלקטרונית למסמכים מקלה על תהליכי עבודה במשרדים, הן בתהליכים פנימיים והן בתהליכים מול גורמי חוץ. מהשלב הזה, טרנספורמציה דיגיטלית להפיכת ארגון לשיטות paperless הייתה רק עניין של זמן.

יחד עם זאת, המהפכה לא הייתה שלמה לחלוטין. עסקים עדיין נאלצו להדפיס ולשמור על מסמכים בארכיב. ארגזים עם תיקיות נייר נערמו ונשמרו בחדר מיוחד בצד, מה שבפועל עדיין שימר בעיות למשרדים ולעובדים שצריכים לאחסן ולחפש אחר מסמכים.

למה יש צורך בארכיב?

עסקים מבצעים זיכוי על המע"מ בחשבוניות. בהתאם, ועל סמך הצהרה בלבד, העסקים מקבלים זיכוי כספי מהמדינה. המדינה מצידה, מאפשרת לרשות המיסים לבצע ביקורת מס רטרואקטיבית לעסקים על ההצהרות שהעסקים מילאו בשבע השנים האחרונות, ובכך לראות כי העסקים קיבלו זיכוי על מוצרים שרכשו ולא הונו את המדינה לצורך קבלת החזרים יותר גבוהים. בהתאם, העסקים מחויבים לשמור על העתק פיזי של חשבוניות, קבלות וניירות נוספים במשך שבע שנים מרגע הפקת המסמך.

עסקים קטנים אולי לא מחזיקים הרבה ספקים, כך שהם יכולים לשמור על כלל המסמכים בתיקיות, אבל קחו לדוגמה רשת מזון גדולה, המחזיקה ומנהלת עסקים מול 3,000 ספקים. חישוב מהיר יגלה שרשת כזו צריכה לשמור על מעל 250,000 מסמכים בארכיב שלה, וזה רק אם בוצעה עסקה אחת מול כל ספק בשנה – ואלו רק המסמכים שנכנסים לחברה! חברות מוציאות חשבוניות רכש, הזמנות, קבלות ועוד מסמכים אותם החברות שומרות גם כן בארכיב. הטרחה שבמציאת מסמך אחד במהלך ביקורת מס עלולה להוביל להתמוטטות עצבים.

העלויות שקשורות בניהול ארכיב עצומות – יש לקחת בחשבון את המקום הנדרש לאחסון, את עלויות הנייר ואת כוח האדם המטפל בארכיב.

צרו קשר ונשמח לעמוד לשירותכם!

    שם מלא (חובה)

    טלפון (חובה)

    שם החברה

    כתובת מייל (חובה)

    הדיגיטל מגויס לעזרה

    ארכיון דיגיטלי

    תמורות דיגיטליות מתחוללות בעולמנו בעשורים האחרונים, ומשנות את הדרך בה פעלנו עד היום. המגמה הירוקה הכוללת את ערכי שימור הסביבה וצמצום השימוש בנייר תופסת תאוצה מבורכת, ובהתאם לכל אלו, רשויות המדינה והעסקים פועלים על מנת לשנות, לפשר ולייעל תהליכים.

    בשנת 2001 החלה המהפכה באמצעות חוק "חתימה אלקטרונית מאושרת". מעת שחוקק, ניתן היה לחתום על מסמכים שיוצאים מהארגון – הזמנות רכש, קבלות וכו' בצורה דיגיטלית, לסרוק את המסמכים ולשמור אותם על גבי מחשבים ושרתים, ובכך לייתר את עלויות ההדפסה הפנימים של המשרד. יחד עם זאת, כל החשבונאות הנכנסת אל החברה צריכה עדיין להישמר בארכיב פיזי – כן, אלו עדיין אותם 250,000 מסמכים של רשת המזון עליה דיברנו קודם.

    בשנת 2012, רשות המיסים החליטה שהגיעה העת לבצע שינוי עמוק ורחב, והכניסה שינוי בהוראות מס הכנסה – ניהול פנקסי חשבונות, המפרטים את הכללים לסריקת מסמכים ובעורם וכללים להקמת ארכיב דיגיטלי (נספחים ו'-ז').

    השינוי מאפשר ביצוע חתימה דיגיטלית מאושרת על כלל המסמכים הנכסים אל תוך הארגון, ביצוע תהליך סריקה שיוודא כי המסמך שנכנס לא נפגם, ואת האפשרות לבער מסמכים לאחר שהדו"ח הכספי של אותה שנה נסגר – כלומר, הארכיב הפיזי יכיל לכל היותר מסמכים משנה חשבונאית אחת בלבד ולא משבע השנים האחרונות!

    השינוי הדרמטי מייתר כמויות עצומות של נייר, מקום ועלויות, והמשרד הופך לדיגיטלי, יעיל, מהיר וירוק.

    Comsign שם לפני כולם

    חברת Comsign היא החברה המובילה בישראל בנושא חתימה דיגיטלית מאושרת והיחידה בארץ שקיבלה אישור מחברות בינ"ל כגורם מאשר לחתימה דיגיטלית.

    עם השנים, הקמנו פתרונות נוספים ומקיפים לעסקים בהתאם לצרכיה של כל חברה וחברה, בין אם בבית הלקוח (On Premises) או בענן המאובטח של החברה.

    פתרון הארכיב הדיגיטלי של Comsign עונה לדרישות החוק והוראות רשות המיסים (על המסמך הסרוק להיחתם בחתימה דיגיטלית מאושרת פעמיים לפני שניתן לארכב אותו), ובכך הוא מהווה את הפתרון האולטימטיבי.

    לקוחות שבחרו בפתרון הארכיב, בוחרים להרחיב את חבילת הפתרונות, ובכך הופכים את המשרד לדיגיטלי באופן מלא ,והתוצאות לא מאחרות לבוא: ייעול עלויות, ייעול זמן ופריון עבודה, והעיקר – הפיכת המשרד למקום עבודה ששומר על איכות הסביבה. לקוחות אלו אימצו גם את Signer 1 – פתרון חתימה מרכזי מבית Comsign, הנועל את החתימה הדיגיטלית המאושרת אל תוך המסמך שנועד לסריקה ומעביר אותו לארכיב הדיגיטלי שהוקם בארגונים אלו.

    המוניטין של Comsign עומד לרשותכם, ואנו נשמח להעמיד ולהתאים לרשותכם את מגוון הפתרונות שלנו בכל עת.