ארכיון דיגיטלי מאובטח לייעול תהליכים ארגוניים

להלן מגוון היתרונות המשמעותיים שמעניק לארגון המעבר לארכיב דיגיטלי מאובטח:

חיסכון כלכלי – ארכיון דיגיטלי מאובטח מאפשר לארגון לחסוך בעלויות הכרוכות באופן ישיר בייצור, אחסון, סריקה, תפעול וסילוק של ניירת וחיסכון בזמן עבודה של עובדים

חיסכון בזמן ומשאבים – כל פעולות התפעול השוטפות מתבצעות באופן קל, מהיר, דיגיטלי ופשוט, לרבות חיפוש, חתימה, ארכוב ושליחה של מסמכי

שליפה קלה ומהירה של מסמכים – עם ארכיון דיגיטלי אפשר לאתר בקלות ובמהירות כל מסמך מאורכב בכל מחשב בארגון במקום להתחיל לחפש אותו באופן פיזי ומסורבל

אבטחה גבוהה:
– המסמכים חתומים בחתימה דיגיטלית מאושרת ולא ניתן לשנות בהם שום פרט

– ניהול הרשאות לצפייה וחתימה של עובדים בארגון

– המערכת מוגנת בסטנדרט אבטחת מידע מהמתקדמים בעולם

– חיסכון בטעויות ותאונות כגון תיוג שגוי של מסמכים פיזיים, אובדן ניירת, שריפה, גניבה, נזקי מים ועובש

פינוי מקום – הודות לשימוש בארכיונים דיגיטלים נחסך מקום רב במשרד, אותו אפשר לנצל לצרכים עסקיים אחרים

משרד מודרני וירוק – חיסכון בניירת תורם ליצירת משרד אקולוגי ששומר על איכות הסביבה ותורם בכך גם למיתוג שלו

עוברים לארכיון הדיגיטלי של Comsign ונהנים מיתרונות בלעדיים

לארכיון הדיגיטלי של קומסיין מספר יתרונות משמעותיים על-פני פתרונות דומים, לרבות הפיצ'רים הייחודיים הבאים:

• סריקת מספר מסמכים בבת-אחת ומיון כל מסמך לקטגוריה הרלוונטית שלו בארכיון
• עבודה עם כלל הסורקים הקיימים
• שימוש ב-OCR לצורך שליפת נתונים
• שימוש בענן בתקן המאובטח של קומסיין או בהתקנה מקומית
• יכולות חתימה מתקדמות באמצעות כרטיס חכם, טוקן או מערכת חתימה ראשית
• ניהול הרשאות מתקדם כולל אפשרות לייצר משתמשים במספר קבוצות וחברות
• שימוש במודולים נוספים מעבר לסריקת חשבוניות
• שמירת מסמכים של מחלקות כמו משפטית, HR, כספים, מכירות – ועוד

עמידה מלאה בכל דרישות ותקנות החוק

בנוסף לכך, שימוש בארכיון דיגיטלי מאובטח מבית Comsign מבטיח עמידה מלאה בדרישות החוק הישראלי:

• הפתרון עומד באופן מלא בתקנות רשות המיסים לניהול ארכיב דיגיטלי – לרבות הנחיות הנוגעות לסריקת מסמכים וחתימה על מסמכים בחתימה אלקטרונית מאושרת.
• חתימות דיגיטליות מאושרות ע"י משרד המשפטים הישראלי – קומסיין היא החברה הראשונה בישראל שקיבלה אישור לשמש כ-"גורם מאשר" של חתימות דיגיטליות מאושרות. חתימות אלו אינן ניתנות לזיוף או להכחשה, הן קבילות בבית המשפט ויכולות לשמש כראיה משפטית. החתימה המאושרת שלנו קבילה בנוסף לכך גם בכל מדינות אירופה, מוכרת בהצלחה בכל מחשב בעולם ותקפה לעבודה בפורטלי הממשלה הישראליים.

לבחירתכם החופשית – התקנה בענן או במשרדים

אתם יכולים להשתמש בפתרון ארכיון דיגיטלי מאובטח הן בענן והן דרך התקנה במשרדים שלכם ע"י צוות מנוסה ומיומן של Comsign. בכל מקרה הפתרון יותאם עבורכם באופן אישי, תזכו לקבל ליווי, שירות ותמיכה מ-א' ועד ת' והמערכת תהיה קלה, נוחה וידידותית לשימוש.

המשק הישראלי עובר לארכיון דיגיטלי מאובטח

אנשי כספים, עורכי דין, שמאים, מהנדסים, עסקים וארגונים ממגוון רחב של תעשיות, גדלים ומגזרים במשק הישראלי משתמשים בכל יום בארכיון דיגיטלי מאובטח משולב חתימה דיגיטלית של Comsign. צרו איתנו קשר כאן או במספר הטלפון *8770 לקבלת מידע נוסף וייעוץ אישי להתאמת פתרון ארכיון דיגיטלי מאובטח משולב חתימה דיגיטלית בהתאם לדרישות והצרכים העכשוויים של הארגון שלכם.

ארכיון דיגיטלי מאובטח – שאלות ותשובות:

למי מתאים השימוש בארכיון דיגיטלי מאובטח?

כל עסק, חברה וארגון במשק הישראלי שמאחסנים נייר באופן יומיומי יכולים ליהנות ממגוון היתרונות של ארכיון דיגיטלי.

אילו סוגי מסמכים ניתן לאחסן בארכיון דיגיטלי?

ניתן לסרוק, לחתום ולאחסן את כל סוגי המסמכים: חשבוניות, קבלות, תעודות משלוח, חוזי העסקה, הסכמים, מסמכים משפטיים, פרוטוקלים, תיקי עובד – ועוד.

אילו סוגי קבצים ניתן לאחסן בארכיון הדיגיטלי של Comsign?

ניתן לסרוק, לחתום ולאחסן את מרבית סוגי הקבצים הרלוונטיים, לרבות קבצי TIFF, Word, PowerPoint, Excel, PDF, קבצי קוד, וידאו ותמונה – ועוד.