אחסון מסמכים דיגיטלי מתבצע בשרת חיצוני, ולא על הכונן הקשיח. חברות יוצרות לעצמן ארכיב דיגיטלי בענן על מנת לוודא את שמירת הקבצים באופן מאובטח. תשתית אחסון מידע דיגיטלי מומלצת צריכה להיות קלה לשימוש, נגישה, וגם מבוססת על הזדהות חזקה שלא תאפשר חדירה של גורמים בלתי מורשים.

פתיחת ארכיב דיגיטלי

ארכיב דיגיטלי נפתח על גבי שרת ענן המצריך מהמשתמש גישה לאינטרנט על מנת להגיע לקבציו. בשל כך שהגישה היא וובית, הוא צריך כלי יעיל בשביל להבטיח, (ולא רק לצמצם סיכויים) שצד שלישי בלתי מורשה לא יחדור לשם. שירות אחסון מסמכים דיגיטלי ראוי צריך לספק ללקוחותיו כלי אבטחה שכזה, אשר מבוסס על הזדהות חזקה.

כניסה מאובטחת לארכיב

למנוי בשירות אחסון מידע דיגיטלי נכנסים רק עם הזדהות חזקה: טוקן (Token) אלקטרוני ועליו סיסמה מתחלפת על פי זמן. בדרך זו, אחסון מסמכים דיגיטלי נגיש רק עבורכם, ובלתי חדיר בהזדהות רגילה.

חוק העדות מחייב לשמור מסמכים בעותק מודפס לתקופה של שבע שנים לפחות. בתיקון שיצא לחוק נתבשרנו כי כיום ניתן לסרוק מסמכים ולאחר מכן, לבער אותם (בהתאם לעמידה בסעיפי אבטחת המידע הכתובים בו).
מערכת החיתום מבית ComsignTrust עומדת בסעיפי אבטחת המידע אלו ובכך מאפשרת לסרוק כל מסמך, לשמור אותו במחשב , לחתום עליו אלקטרונית ולבער את המקור.