נתחיל עם המידע הבסיסי, מה היא חשבונית?

חשבונית היא מסמך בו מתועדת עסקה, מוצר או שירות שמכר עסק ללקוח. החוק מחייב שבכל חשבונית יופיעו פרטים כגון מספר סידורי, תאריך ביצוע העסקה, תיאור המוצר או השירות, פרטי הלקוח, פרטי העסק (למשל כתובת, טלפון ומספר התיק ברשויות המס) וכמובן המחיר ששולם. כל עוסק מורשה מקטן ועד חברות ענק מחויב על פי חוק להנפיק חשבוניות ללקוחותיו (עוסק פטור מנפיק קבלה, ההבדל היחיד הוא בכך שעוסק פטור לא גובה מע"מ ולכן שיעור המע"מ לא מופיע בקבלה מעבר לכך מדובר למעשה על אותו מסמך). בנוסף להיותן הוכחת תשלום ללקוח, חשבוניות מאפשרות לבעל העסק לעקוב אחר הכנסותיו וכמובן גם כהוכחה לביצוע עסקה בפני רשויות המס.

מה היא חשבונית דיגיטלית?

כיום ישנם שני סוגים של חשבוניות הנמצאות בשימוש – חשבונית נייר פיזית וחשבונית דיגיטלית. חשבונית נייר כשמה היא, חשבונית המודפסת על גבי נייר עליו תופיע או חתימה וחותמת של בעל העסק או חתימה אלקטרונית (כמו למשל חשבוניות שיוצאות מקופה בסופר מרקט).

חשבונית דיגיטלית (ממוחשבת/אלקטרונית) מחליפה את חשבונית הנייר לגמרי. היא מונפקת על ידי תוכנה או שירות מקוון. במקום לקבל חשבונית מודפסת, הלקוח מקבל מסמך במייל (או לסמארטפון). אין פנקסים, אין חתימות בעט, אין חותמות, אין הדפסות – כל התהליך נעשה בקלות ובמהירות.

מה אומר החוק על שימוש בחשבוניות ממוחשבות/דיגיטליות?

בשנת 2001 נחקק חוק חתימה אלקטרונית התשס"א – 2001, במטרה להתאים את ספר החוקים למציאות בה תקשורת אלקטרונית הפכה לחלק בלתי נפרד מחיי היומיום ומהעולם העסקי. החוק מאפשר לזנוח את חשבוניות הנייר ולהנפיק חשבונית באמצעים אלקטרוניים בלבד. כדי לעמוד בהוראות החוק על החשבונית הדיגיטלית לכלול את כל הפרטים של חשבונית נייר מסורתית כולל חתימה. חתימה אלקטרונית מוגדרת ע"י החוק כ-"חתימה שהנה מידע אלקטרוני או סימן אלקטרוני, שהוצמד או שנקשר למסר אלקטרוני" (עוד על חתימה אלקטרונית בהמשך).

למי מתאים להשתמש בחשבונית דיגיטלית?

כל בעל עסק שרוצה להתייעל, לחסוך בזמן ועלויות יכול (ויש מי שיטען צריך) לעבור לחשבונית דיגיטלית. החל מבעלי מקצוע, עוסקים עצמאיים קטנים דרך עסקים בינוניים ועד חברות ענק יכולים להנפיק חשבוניות דיגיטליות ללקוחותיהם. אין הגבלה על העיסוק, על גובה העסקה, על סוג המוצר או כמות החשבוניות הדיגיטליות שמותר לעסק להנפיק. חשבונית דיגיטלית מחליפה לחלוטין את הצורך בחשבונית נייר לכל דבר ועניין כולל בפני רשויות המס.

איך מנפיקים חשבוניות דיגיטליות?

ישנן שלוש דרכים להנפיק חשבונית דיגיטלית: דרך תוכנת הנהלת חשבונות, דרך תוכנה ייעודית ודרך שירות מקוון. עסקים בינוניים וגדולים המחזיקים בתוכנת הנהלת חשבונות מקבלים את האופציה להנפיק חשבוניות דיגיטליות כחלק מהתוכנה. מי שלא מחזיק בתוכנת הנהלת חשבונות יכול לרכוש תוכנה ייעודית להנפקת מסמכים כגון חשבוניות. האופציה השלישית והנפוצה ביותר בקרב עסקים בינוניים וקטנים היא חשבונית אונליין. ישנן כמה עשרות חברות המציעות את השירות הכולל תהליך הזדהות בסיסי ורישום קצר, בתשלום או בחינם. את החשבונית אפשר להנפיק מכל מחשב, סמארטפון או טאבלט המחובר לרשת האינטרנט. החשבונית יכולה להישלח ללקוח במייל או לסמארטפון.

כמה עולה חשבונית דיגיטלית?

לשאלה כמה עולה חשבונית דיגיטלית אין תשובה אחת ויחידה. ראשית, מפני שישנן מספר חברות בישראל המציעות את השירות הזה וכל אחת מציגה תמחור בהתאם לשיקוליה הכלכליים ולטיב המוצרים והשירותים שלה. שנית, קיימים הבדלים בין צרכי הלקוחות ומכאן בין החבילות המוצעות.

מעבר לכך קיימים מוצרים שונים התומכים בהפקת חשבונית דיגיטלית ומספקים מענה לצרכים הספציפיים של הארגון. כך למשל, ישנן תוכנות חתימה דיגיטלית המרחיבות את החיתום האלקטרוני הרבה מעבר לחשבוניות, למשל על חוזים, הצעות רכש, פעולות מול הבנק, הצעות מחיר וכדומה. כמו כן ישנן תוכנות המאפשרות חתימה אלקטרונית על מסמכים מגוונים דרך טאבלטים ומכשירים ניידים ועוד אפשרויות רבות אחרות.

למה כדאי לעבור לחשבונית דיגיטלית?

לחשבוניות דיגיטליות יתרונות משמעותיים על פני חשבוניות נייר:

• הנפקת חשבוניות מכל מקום, בכל זמן – עם חשבונית דיגיטלית כל מה שצריך הוא חיבור לאינטרנט. אפשר להנפיק חשבוניות דרך מחשב, טאבלט או סמארטפון, במשרד או בבית, בדרכים, בחו"ל, למעשה – בכל מקום. אין צורך "לסחוב" פנקסים, עטים, חותמות וכד'. את החשבוניות יוצרים מיידית ושולחים אותן ללקוח במייל או בסמס (בשירותים שמאפשרים זאת) תוך דקות ספורות.
• חשבוניות דיגיטליות לא הולכות לאיבוד – מי שמשתמש בחשבונית נייר כותב כל חשבונית וחשבונית ידנית ונאלץ להכניס אותה למעטפה ולתת אותה ביד ללקוח או לשלוח אותה בדואר (במיוחד מי שעובד מול עסקים אחרים שדורשים חשבונית מקור). אם החשבונית הלכה לאיבוד, אין מנוס מלהוציא "עותק נאמן למקור" ולשלוח שוב. לעומת זאת, חשבונית דיגיטלית אין שום צורך להדפיס ולהעביר פיזית ללקוח, היא נשלחת במייל בצורה נוחה, קלה ופשוטה ואין כל חשש שהיא תלך לאיבוד.
• קריא וברור – עם חשבונית דיגיטלית אין צורך לפענח את כתב היד על גבי החשבונית, לנסות להבין בדיוק מה חויב וכמה. הכל ברור, קריא, מדויק ונגיש בקלות רבה למקבל.
• רשויות המס – רשויות המס דורשות מכל בעל עסק לשמור את החשבוניות שלו למשך שבע שנים. מי שצריך לאתר פתאום חשבונית ישנה יאלץ להתחיל לחפש אותה בין קלסרים, ניילוניות, מגירות וארגזים, לדפדף בפנקסי חשבוניות ולקוות שהיא לא תויקה במקום לא נכון. חשבוניות דיגיטליות מקוטלגות אלקטרונית וקלות מאוד לחיפוש ולשחזור.
• חסכון בזמן – עבור כל בעל עסק, אך במיוחד עסקים גדולים שמנפיקים עשרות ומאות חשבוניות מידי חודש יש לזמן שלוקח להנפיק ולשלוח את החשבוניות משמעות גדולה. בעזרת תוכנות המאפשרות לשלוח עשרות ומאות חשבוניות בלחיצת כפתור אפשר לחסוך זמן עבודה רב מאוד ומשאבים משמעותיים שניתן להפנות לאפיקים אחרים.
• חיסכון בעלויות – חשבונית דיגיטלית חוסכת לא מעט כסף לעסק: אין צורך בהדפסת פנקסי חשבוניות בבית דפוס, אין צורך בבולים ומעטפות, שירותי שליחויות וכדומה אך בעיקר – שעות העבודה וכוח האדם הדרוש להנפקת וניהול מערך החשבוניות. הן עבור עסקים קטנים והן עבור עסקים בינוניים וגדולים מדובר על חיסכון מאוד משמעותי שיכול להגיע לאלפי שקלים (אם לא עשרות אלפי שקלים עבור עסקים גדולים ובטח ובטח שחברות ענק).
• חיסכון במקום – עם חשבוניות דיגיטליות כל מה שצריך הוא מחשב (או טאבלט או אפילו סמארטפון) עם חיבור לאינטרנט. אין צורך באינספור קלסרים, ארונות תיוק, מערך של פקידים ומנהלי חשבונות, משרד או אפילו עמדה ייעודית לדבר.
• מיתוג ועיצוב בלחיצת כפתור – אחד היתרונות המעניינים ביותר של חשבוניות דיגיטליות הוא העובדה שניתן לעצב אותן בלחיצת כפתור. כל החברות שמציעות את השירות מאפשרות למתג את החשבונית עם צבעי החברה והלוגו שלה ולעצב אותה בפורמט המתאים לבית העסק. תמו הימים בהם היה צורך לגשת לבית דפוס, לערב גרפיקאי ומעצב, להחזיר טיוטות אחרי טיוטות של עיצוב עד לתוצאה הטובה ביותר. היום, אפשר לעשות את העיצוב בנוחות ובמהירות עם כישורי מחשב בסיסיים.
• יצירת תדמית מתקדמת וטכנולוגית – אין כמעט עסק כיום שלא עשה את המעבר לחשבוניות ממוחשבות החל מחברות ענק (תקשורת, תשתיות, ביטוח, שירותי הממשלה וכד') ועד לעסקים קטנים. מי שעדיין משתמש בחשבוניות ידניות בלבד עשוי ליצור לעסק שלו תדמית מיושנת ולא אטרקטיבית.
• סביבת עבודה ירוקה – חשבוניות דיגיטליות מצמצמות את השימוש בנייר, דיו, בולים ומעטפות וכך מסייעות לשמירה על איכות הסביבה ויצירת תדמית של עסק עם מודעות לקיימות.

החיסרון המרכזי של חשבוניות דיגיטליות

כפי שראינו, לחשבוניות דיגיטליות יתרונות משמעותיים ואכן, מאז חקיקת החוק המאפשר את הנפקתן עסקים רבים החליטו לעבור מחשבונית נייר לחשבונית דיגיטלית. אך כמו בכל טכנולוגיה חדשה, גם כאן, גורמים מפוקפקים מצאו את הדרך לנצל אותה. כידוע, חשבוניות דיגיטליות מזויפות הן בעיה המטרידה ארגונים רבים, ובהחלט יכולות להיות לה השלכות מהותיות. כך למשל, אם מומחה פישינג או פצחן מזדהה בשם הארגון ומנפיק במקומו חשבוניות ללקוחות, הלקוחות ישלמו "חוב" שלמעשה אינו קיים והדבר יפגע קשות בתדמית הארגון. למרבה הצער, כיום אין צורך אפילו במומחיות גדולה – כמה קל לזייף חשבונית דיגיטלית? קל מאוד, כל אחד יכול, בקלות ובמהירות לפתוח חשבון אונליין באתר המאפשר הנפקת חשבוניות או אפילו ליצור מסמך בעזרת ותוכנות בסיסיות ופשוטות שנראה כמו חשבונית עם שם, לוגו ופרטים של כל עסק קיים, להתחזות לבעל העסק או נציג מטעמו ולבצע "עסקאות" בשמו, לספק את החשבונית המזויפת ולקבל תשלום.

חשבונית דיגיטלית כוללת חתימה אלקטרונית, האם זה לא מספיק?

חוק חתימה אלקטרונית מבדיל בין חתימה אלקטרונית וחתימה אלקטרונית מאובטחת. חתימה אלקטרונית היא בעצם סימן או מידע אלקטרוני כלשהו שהוצמד למסר אלקטרוני, למשל סימן גראפי בתחתית מייל. אפילו אם היא כוללת את זהות החותם, היא אינה מאומתת על ידי אף גורם רשמי בעל רשות לאימות חתימה והיא אינה קבילה לצרכים משפטיים. למעשה, לאחר תהליך זיהוי בסיסי הכולל אימות כתובת אימייל בלבד, כל אחד יכול להזדהות בשם שיבחר ועם הפרטים שיבחר באתרים המאפשרים להנפיק חשבוניות דיגיטליות או להוסיף תמונה של חותמת וחתימה על גבי חשבונית שהוא עצמו הפיק דרך תוכנה כזו או אחרת. זו היא חתימה אלקטרונית בסיסית והיא קלה מאוד לזיוף.

לעומת זאת, חתימה אלקטרונית מאובטחת היא חתימה ייחודית אך ורק לבעליה, מאפשרת זיהוי של בעל אמצעי החתימה, מופקת באמצעי חתימה שנתון לשליטתו של בעל החתימה ומאפשרת לזהות שינויים שבוצעו במסר האלקטרוני לאחר שנחתם. אך גם כאן, זהות החותם אינה מאומתת על ידי אף גורם שלישי, בטח שלא גורם המוסמך על ידי רשויות המדינה והיא אינה וודאית במאת האחוזים וגם היא ניתנת לזיוף.

איך ניתן לפתור את בעיית האבטחה בחשבוניות דיגיטליות?

כפי שראינו, חתימה אלקטרונית רגילה היא בעצם מעין חתימה גראפית שאיננה מאובטחת ואפשר לשנות בה כל נתון. לעומתה, חתימה מאובטחת אמנם מכילה קובץ נעול שלא ניתן לשנותו, אולם עדיין החותם יכול להתכחש לחתימתו עליה. איך אם כך ניתן לוודא במאת האחוזים כי החתימה הדיגיטלית אכן שייכת למי שמזוהה איתה? הפתרון הוא חתימה מאושרת.

ההבדל בין חתימה מאובטחת לבין חתימה מאושרת היא גורם שאינו קשור לחותם המאשר כי אכן, זה הוא האדם (או החברה/מוסד/עסק) החתום על המסמך, במקרה דנן החשבונית. Comsign היא בדיוק גורם שכזה – צד שלישי המאשר את זהותו של החותם. בעזרת תהליך זיהוי קפדני ופרוטוקולים טכנולוגיים מתקדמים, חיתום חשבונית דיגיטלית על ידי Comsign מבטיח שהמסמך אכן חתום על ידי מי שרשום עליו כחותם. לאחר תהליך החיתום לא ניתן לשנות את החשבונית, לא ניתן לשנות את החתימה וכמובן – לא ניתן להתכחש לה שכן היא מאושרת וקבילה לכל הצרכים המשפטיים, לרבות אחריות מלאה של Comsign (משפטית וכלכלית) לחתימות שלה.

מהם היתרונות של חשבונית דיגיטלית בחתימה מאושרת מבית Comsign?

כגורם מאשר (CA) מטעם משרד המשפטים, החתימה על חשבוניות דיגיטליות באמצעות Comsign הינה חתימה דיגיטלית מאושרת שאינה ניתנת להכחשה ונחשבת כראיה משפטית. החתימה מחזיקה בהכרה בינלאומית בחשבוניות דיגיטליות ובמסמכים חתומים. כמו כן, Comsign מוכרת כ- International Certificated Authority, כך שהחשבוניות הדיגיטליות יזוהו על ידי מערכות ההפעלה של החברות המתקדמות בעולם ובהן:Microsoft, Apple, Adobe ועוד. מעבר לכך, רמת אבטחת המידע של Comsign עומדת בסטנדרטים קפדניים של גורמים ביטחוניים איתם Comsign עובדת. החתימה כמעט בלתי אפשרית לזיוף – חשבונית החתומה על ידי אמצעי החיתום של Comsign היא הדרך הבטוחה ביותר לוודא שהחשבונית אכן הונפקה על ידי הגורם שחתום עליה.

איך זה עובד בפועל? איך חותמים בחתימה מאומתת על חשבונית דיגיטלית?

Comsign מציעה מספר פתרונות לחיתום חשבוניות דיגיטליות כאשר תוכנת ComsignTrust Desktop היא תוכנת הבסיס של החברה. התוכנה מקושרת לכרטיס זיהוי אלקטרוני חכם, אישי לבעל הכרטיס. את הכרטיס מנפיקים אך ורק במשרדי החברה לאחר פרוטוקול זיהוי קפדני. בעזרת התוכנה ניתן לחתום על חשבוניות דיגיטליות (ומסמכים רבים אחרים כמובן) בחיתום מאובטח בקלות ובמהירות. התוכנה מאפשרת חתימה על מגוון רחב של סוגי קבצים ומשלוח של הקבצים אוטומטית לכתובת מייל. התהליך פשוט וקל:

• פתיחת התוכנה על גבי המחשב
• העלאת החשבונית לתוכנה בגרירה או חלונית חיפוש
• הזדהות בעזרת הכרטיס החכם וסיסמה אישית
• ביצוע החיתום בלחיצת כפתור

החשבונית המאומתת הכוללת אמצעי זיהוי ואבטחה נפלטת מהתוכנה בפורמט pdf לתיקייה ייעודית. מכאן, לא ניתן לשנותה והיא נחשבת כחשבונית מאומתת לכל דבר ועניין כאילו החותם חתם עליה בחותמת ועט והיא מסמך קביל וחוקי.

ל- Comsign מגוון פתרונות נוספים בהתאמה לאופי העסק. כך למשל, במידה ומדובר בעסק המספק שירותים ישירות מול הלקוח ומקבל את התשלומים בדלפק, ניתן להטמיע מערכת ייעודית לדלפקים הסורקת מסמכים אחרי שהלקוח חתם עליהם, ומנפיקה חשבונית בעלת חתימה מאובטחת ומאושרת של Comsign. בארגונים ועסקים העובדים באמצעות הוראות קבע, חיובים בדואר ותשלומים בטלפון, שלהם יש אלפי לקוחות, אנו מציעים שימוש בשרת חיתום שמפיק חשבוניות ושולח אותן בדואר אלקטרוני לפי המחיר והסכום.