חשבונית דיגיטלית מאובטחות

חשבונית דיגיטלית הנה מסמך אלקטרוני אשר חתום בחתימה מאובטחת ומאושרת, מה שמעניק את מלוא הלגיטימיות מול מס הכנסה וגורמי אכיפה כמו רשות המיסים. חשבונית דיגיטלית לא באה לכדי מימוש רק כאשר גורם פרטי מקיים קשר עם המוסדות הללו, אלא גם כאשר הוא נזקק לדרך לגבות תקבולים מלקוחותיו.

החל משנת 2004 החשבונית הדיגיטלית אושרה ע"י רשויות המס והינה קבילה בחוק בישראל. השימוש בחשבוניות דיגיטליות מתאימות לעסקים קטנים, בינוניים או גדולים אשר רוצים לעבור לסביבה ירוקה, חסכונית ,יעילה ומאובטחת יותר. השימוש בחשבוניות ישנה מנייר, חושפת כל ארגון לזיוף מסמכים, אחסון מיותר, והוצאות שנתיות רבות על ניירת ואחזקת מדפסות ושילוח מעטפות בדואר.

שרת חיתום לארגונים פרטיים ומוסדיים

שרת חיתום הוא תשתית טכנולוגית לחתימה על חשבוניות דיגיטליות. החתימה מתבצעת במרוכז על מסמכים אלקטרוניים הנשלחים ללקוחות של ארגונים אלו, כלומר לפרטים בציבור. חתימה באמצעות שרת חיתום במרוכז מייעלת מאד את תמסורת החשבוניות ומאפשרת קיום הליך גבייה פשוט בהרבה ביחס לחתימה פרטנית.

חשבונית חתומה דיגיטלית למס הכנסה ורשות המיסים

חברת קומסיין מספקת מגוון פתרונות משולבי חתימה אלקטרונית מאושרת. שליחת חשבוניות דיגיטליות הינה אוטומטית / בקליק, בצורה מאובטחת, מכל מכשיר ולכל סוג קובץ.

אם עדיין לא עברתם לחשבונית דיגיטלית, הנה כל היתרונות למעבר דיגיטלי ל"משרד ללא נייר"

10 היתרונות למעבר חשבונית דיגיטלית :

1. חסוך זמן וכסף 

שליחת מסמכים בדואר ישראל מצריכה תשלום על מעטפה, בולים, הדפסה של החשבונית ולקוות שיגיע תוך מספר ימים. אם החשבונית לא מגיעה ליעד, מחובתכם להוציא חשבונית חדשה נאמנה למקור ולעבור את התהליך מחדש. הפקת חשבוניות עם קומסיין מתבצעת בצורה דיגיטלית לחלוטין, כל מה שצריך זה ללחוץ על העכבר והמסמך נשלח בשנייה.

2. אבטחת מידע

הפקת חשבונית דיגיטלית של קומסיין ננעלת ע"י חתימה דיגיטלית מאושרת. החתימה הדיגיטלית של קומסיין נועלת את המסמך מפני זיופים, שינויים, מעשי מרמה או נוכלות כלשהם. להבדיל מחשבונית מנייר, שניתן לבצע למחוק, לשנות ולהוסיף מספרים / מילים אשר יכולים להתגלות לכאורה כמעשה מרמה.

3. אחסון מסמכים

במעבר לחשבונית דיגיטלית אין צורך באחסון ניירת בקלסרים ובמקומות אחסון כדי לשמור ולתעד את כל החשבוניות שהנפקתם. באמצעות השרת Signer-1  ניתן לשלח חשבוניות בצורה אוטומטית, בקלות ובמהירות לכל מקום בארץ ובעולם.

4. גישה נוחה וזמינות

את החשבוניות ניתן לשלוח מכל קום בגלובוס. כל מה שצריך זה גישה לשליחת החשבונית באינטרנט ומחשב נייח/ נייד.

5. תקנות מול רשויות המיסוי בחוק.

לפי רשויות המס, כל עסק נדרש לשמור את חשבוניות המקור שלו לתקופה מינימלית של 7 שנים. במידה ונאבדה חשבונית כזו או אחרת, העסק יחויב בקנס על אובדן. בשימוש בחשבונית דיגיטלית, אין סכנה לאיבוד מסמכים כלל, אין קושי באיתור או חיפוש מסמכים, וניתן לבער את מסמכי המקור לאחר שנה אחת בלבד. כמובן שאם ישות פרטית מציגה בסוף השנה חשבונית דיגיטלית כהוצאה מוכרת, מס הכנסה יכבד אותה כפי שהוא מכבד חשבונית מודפסת. הדבר נובע מכך שזו חשבונית אלקטרונית עם חתימה שהיא גם מאובטחת וגם מאושרת; גורם מאשר מאשרר את נכונות הפרטים כי החשבונית הופקה אצל ספק a ללקוח

6. שימוש קל ופשוט

המעבר לארגון דיגיטלי מקל את התנהלות הנהלת החשבונות של הארגון. כל החשבוניות יהיו מרוכזות בתקייה בשרת, הם נגישות וזמינות בלחיצת עכבר לכל מי שצריך גישה אליהם. השימוש באיתור, אחסון ושליחת המסמכים ממחלקה למחלקה הרבה יותר פשוט ונגישה לכל הארגון בסדר מופתי.

7. חברה ללא נייר

בעולם ההיברידי שאנו חיים כיום – איכות הסביבה הוא אחד הדברים המשמעותיים לארגונים. כל ארגון שעובר תהליך דיגיטציה יוכל להוציא חשבוניות ידידותיות לסביבה ולמתג את עצמו כארגון מודרני, עכשווי, דיגיטלי, ועדכני למאה ה-21.

8. ניהול מסמכים / דו"חות

הפקת דו"חות שנתיים / רבעוניים בקלות של כל החשבוניות לפי תיקיות ונושאים שהוגדרו מראש לפי ספריות או קטגוריות שונות. כל ניהול המסמכים הדיגיטלי הינו מהיר יותר, פשוט וקל לתפעול.

9. התממשקות API

שרת החיתום לחשבוניות דיגיטליות Signer-1 יכול להיות מותקן על כל מערכת שקיימת היום בארגון. אין צורך בפיתוח או רכישות מערכות ספציפיות לטובת ההתממשקות. החיבור נעשה ע"י API בצורה קלה ופשוטה למדי.

10. גורם מאשר

כל החשבוניות שנחתמו ע"י החתימה הדיגיטלית של קומסיין משרת החיתום Signer-1 מאושרת כמסמך נאמן למקור ע"י משרד המשפטים וממשלת ישראל. בדיוק כפי שמכבדים חשבונית מנייר בחוק, רק בצורה מאובטחת הרבה יותר וידידותית לשימוש .

חברת קומסיין מספקת מגוון פתרונות משולבי חתימה אלקטרונית מאושרת. שליחת חשבוניות דיגיטליות הינה אוטומטית / בקליק, בצורה מאובטחת, מכל מכשיר ולכל סוג קובץ.

ל- ComsignTrust , חברת הפיתוח מבית קומסיין, פתרון חתימה על חשבוניות דיגיטליות לדסקטופ, עבור עסקים קטנים המשתמשים בכמות קטנה יחסית של נייר וכן שרת חיתום אוטומטי המותאם לחברות בינוניות וגדולות אשר צריכות לחתום ולשלוח מספר גדול של מסמכים (חשבוניות דיגיטליות, דוחות כספיים וכל מסמך אחר, בפורמטים שונים).

בנוסף תמצאו פתרונות חתימה על טבלט לעמדות שירות ומכירה, פורטל חתימות אונליין ועוד!

פתרון חשבוניות דיגיטליות מאושרות של קומסיין מבטיח לכם: חסכון כספי, התייעלות, ודאות בלתי ניתנת להכחשה של החותם ותקפות משפטית! בצד שמירה על הסביבה.