הפקת חשבוניות דיגיטליות

מידע על הפקת חשבוניות דיגיטליות

אם בעסק או בארגון שלכם עדיין משתמשים בחשבוניות דיגיטליות, באמת שהגיע הזמן להתקדם. מדובר בחשבוניות שיכולות לחסוך הרבה מאוד זמן וכסף, לייעל את העבודה בארגון, למנוע טעויות ופגיעה בתדמית, והן מוכרות על ידי מס הכנסה. יחד עם זאת, אנו בקומסיין יודעים שהמעבר אל הפקת חשבוניות דיגיטליות מלווה לא פעם בשאלות, הקשורות למשל לאופן ההפקה, לדרך המשלוח, לרמת האבטחה, לדרך שבה יקבל ויראה לקוח הקצה את החשבונית, וכדומה. לפניכם מאמר המביא מידע בסיסי אודות חשבוניות דיגיטליות וייתן מענה למספר שאלות מרכזיות.

מה זה בעצם חשבונית דיגיטלית?

חשבונית דיגיטלית היא מסמך שאותו מוציא העסק או הארגון כאשר הוא משלם לספק מסוים או מצפה לקבל אסמכתא לתשלום בתור לקוח. העיקרון אמנם דומה לחשבוניות נייר אולם ישנם מספר הבדלים מהותיים. כך למשל, את החשבונית הדיגיטלית מפיקים ברשת והיא נחתמת באופן דיגיטלי על ידי המנפיק. זאת אומרת שהלקוח לא צריך להיות נוכח במעמד רישום וחתימת החשבונית, וישנם אמצעים דיגיטליים המוודאים כי מדובר בחשבונית מקורית, אותנטית ואמיתית שנשלחה על ידי הספק.

חשוב לציין כי המבנה הגראפי של חשבוניות דיגיטליות זהה לגמרי לזה שעד כה הכרתם. זהו המבנה שמזינים כתבנית קבוע להפקת החשבוניות, ומכאן והלאה יישלחו החשבוניות וייחתמו עם חתימה דיגיטלית מאושרת מטעם גורם מאשר בעל הסמכה של משרד המשפטים. יש לציין כי רק חתימה דיגיטלית מאושרת מאפשרת ללקוח הקצה לדעת שאכן מדובר בארגון השולח, ומאפשרת לארגון לדעת בוודאות שהלקוח קיבל את המסמך הרלוונטי. בהקשר זה ראוי לציין את ההבדלים בין חתימה דיגיטלית ואלקטרונית. השנייה היא מסמך ממוחשב שעליו קיימת חתימה גראפית שלרוב איננה מאובטחת. לעומת זאת לחתימה דיגיטלית על חשבונית יש רמת אבטחת מידע והיא גבוהה ביותר כאשר היא מאושרת, דבר המקנה למסמך תוקף משפטי.

איך זה עובד מבחינה טכנית?

הליך הפקת חשבוניות דיגיטליות נעשה באמצעות הצפנה א-סימטרית, כלומר, הליך אשר בו לכל אחד מהצדדים המעורבים יש מפתח פרטי ומפתח ציבורי. לכל מפתח ציבורי יש מפתח פרטי אחד בלבד, ולהיפך, כאשר המפתח הפרטי אינו ידוע לאף אחד מלבד למי שמחזיק בו, ואילו המפתח הציבורי גלוי לבעלי עניין, לקוחות וספקים. כך יכול צד ג' לחתום את החשבונית באמצעות הצפנת מידע (כי יש לו את המפתח הציבורי), ואילו לקוח הקצה שמקבל את המסמך החתום יכול לפתוח אותו עם המפתח הפרטי – שכאמור נמצא אך ורק ברשותו. יש אלגוריתמיקות שונות להצפנה כזו כאשר המשותף להן הוא שלא ניתן להאזין או לפצח את המסמך בדרך, כך שהחשבונית הדיגיטלית מגיעה באופן בטוח ומסודר לייעדה.

כמויות שונות של חשבוניות דיגיטליות

במידה ומדובר בארגון המפיק מאות ואלפי חשבוניות בחודש, הדרך הטובה ביותר היא להיעזר בשרת סיינר 1. לעומת זאת, אם מדובר בארגון יותר קטן המפיק עשרות חשבוניות בחודש או פחות מכך, הדרך הטובה ביותר היא להיעזר בתוכנת חתימה ייעודית לדסקטופ. כל אחת מאפשרויות אלו מעניקה יתרונות מהותיים ורלוונטיים לארגונים בעלי היקפי פעילות שונים. לפרטים נוספים אודות חשבונית דיגיטלית, מחירים ודרכי הפקה מומלצות, הנכם מוזמנים ליצור עימנו קשר בטלפון *8770 או 03-6443620.