מרכז התמיכה
של WeSign

ברוב המקרים ההודעה הגיעה לתיקיית הספאם או נחסמה על ידי שרת הדואר של הארגון. מומלץ לפעול לפי הסדר:

• בקשו מהנמען לבדוק בתיקיות "ספאם" ו"קידומי מכירות".
• היכנסו למסך מסמכים, פתחו את המסמך ובדקו בדוח המעקב האם ההודעה נשלחה ונצפתה.
• שלחו תזכורת מחדש מתוך תפריט הפעולות של הנמען.
• אם הדואר נחסם — שלחו את הבקשה ב‑SMS או בוואטסאפ כערוץ חלופי, או עדכנו את כתובת המייל של הנמען.
• בארגונים עם סינון דואר מחמיר, מומלץ לבקש מה‑IT להוסיף את כתובת השולח של WeSign לרשימה הלבנה.

כן. WeSign מיישמת חתימה אלקטרונית בהתאם לחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א‑2001, ומופעלת על ידי ComsignTrust — גורם מאשר מוכר בישראל. המערכת תומכת גם בחתימה אלקטרונית מאושרת באמצעות כרטיס חכם, שהיא רמת החתימה הגבוהה ביותר המוכרת בחוק.

לכל תהליך נשמר דוח מעקב מסירה מלא — מתי נשלח המסמך, מתי נצפה, מתי נחתם, כתובת ה‑IP של הצופה, סוג המכשיר והדפדפן. זהו המסמך המשפטי המלווה את החתימה.

• ודאו שהותקן רכיב שולחן העבודה לכרטיס חכם בתחנה — הוא נדרש פעם אחת בכל מחשב חותם, ודורש הרשאות מנהל.
• בדקו שהכרטיס מוכנס לקורא ושהקורא מזוהה במערכת ההפעלה.
• סגרו את כל חלונות הדפדפן ופתחו מחדש לאחר ההתקנה.
• לאחר עדכוני Windows מסוימים נדרשת התקנה מחדש של הרכיב — התקינו את הגרסה העדכנית מהעמוד הזה.
• אם ההודעה חוזרת — פנו לתמיכה עם צילום מסך של השגיאה ומספר הגרסה של הרכיב המותקן.

אלה הפורמטים והגדלים הנתמכים בהגדרות ברירת המחדל של המערכת:*

• מסמך לחתימה: doc, docx, pdf, jpg, jpeg, png — עד 48MB.
• נספחים לנמען: tiff, jpg, jpeg, png, msg, pdf, docx, xlsx, xml — עד 48MB.
• ייבוא אנשי קשר: xlsx — עד 48MB.
• ייבוא נמענים להפצה: xlsx, xls — עד 48MB.
• רקע לחתימה (חותמת חברה): png, jpg, jpeg — עד 48MB.
• לוגו החברה לעיצוב האימייל: png, jpeg — עד 1MB.

קבצים הנשלחים לחתימה — מסמכי Word ותמונות כאחד — מומרים ל‑PDF במהלך תהליך השליחה. מומלץ לוודא שהמסמך המקורי סגור לעריכה לפני ההעלאה.

* הגדלים המצוינים הם ברירת המחדל של המערכת. בחלק מהארגונים מוגדרות מגבלות אחרות — לבירור המגבלות החלות על החשבון שלכם פנו לצוות התמיכה.

אין צורך לבטל את התהליך ולהתחיל מחדש. היכנסו למסך מסמכים, פתחו את המסמך הרלוונטי, ובשורת הנמען לחצו על תפריט הפעולות ובחרו החלפת חותם. הזינו את פרטי החותם החדש — הקישור הקודם יבוטל ובקשה חדשה תישלח לנמען המעודכן. השדות ששויכו לחותם המקורי עוברים אליו אוטומטית.

• הורידו את קובץ הדוגמה לטעינת אנשי קשר מהעמוד הזה.
• מלאו את השורות מבלי לשנות את שמות העמודות או את סדרן.
• היכנסו למסך אנשי קשר ובחרו בפעולת הייבוא מאקסל.
• לאחר ההעלאה תוצג טבלת אימות — ודאו שהנתונים נקלטו נכון ואשרו.

שימו לב: מספרי טלפון נתמכים במגוון פורמטים (למשל 05X-XXXXXXX או 05XXXXXXXX), כולל מקף. שורות עם כתובת מייל שגויה יסומנו ולא ייקלטו.

בשלב הסקירה שלפני השליחה ניתן להגדיר תזכורות אוטומטיות שיישלחו לנמענים שטרם חתמו. המרווח המינימלי בין תזכורות הוא יום אחד. בנוסף, ניתן לשלוח תזכורת ידנית בכל שלב מתוך מסך מסמכים, בתפריט הפעולות של הנמען.

הזדהות חכמה מוסיפה שלב אימות לפני שהנמען רשאי לצפות במסמך ולחתום עליו. ניתן לבחור OTP (קוד חד‑פעמי ב‑SMS), סיסמה שנקבעת מראש, או זיהוי פנים ביומטרי.

מומלץ להפעיל אותה במסמכים רגישים או בכאלה הכוללים מידע אישי. מספר הניסיונות הכושלים מוגבל ל‑3, ולאחריהם יש לשלוח בקשה מחדש.

במסך ההתחברות לחצו על "שכחתי סיסמה" והזינו את כתובת המייל שאיתה נפתח המשתמש — קישור לאיפוס יישלח אליכם. משתמש קיים יכול גם להחליף סיסמה בכל עת דרך הגדרות ← החלפת סיסמה.

מנהל חברה יכול לאפס סיסמה למשתמשים בארגון דרך הגדרות ← ניהול משתמשים. אם המשתמש נחסם או שהמייל אינו מגיע — פנו לתמיכה.

כל התהליכים, ההרשאות והמסמכים הקיימים נשארים בדיוק כפי שהם — השינוי הוא בעיצוב ובחוויית השימוש: מסך בית חדש עם מעקב סטטוסים, כלי עריכה מדויק יותר להצבת שדות, התאמה מלאה למובייל ותוספות כמו שליחה בוואטסאפ ועיצוב אימיילים אישי.

אין צורך בהעברת נתונים או בהתקנה מחדש. מומלץ לעבור על מדריך המשתמש לגרסה 4.0.0 לפני המעבר, ולשתף אותו עם המשתמשים בארגון.