למה גם העסק שלכם צריך מערכת חתימה דיגיטלית?
בעוד שבעבר, עסקים נדרשו לחתום פיזית על כל מסמך, כיום דרך מערכת חתימה דיגיטלית הפעולה פשוטה, מהירה וקלה. המערכת מאפשרת לבעלי כרטיס חכם וחתימה אלקטרונית של קומסיין ( Comsign ) לחתום על מסמכים מסוגים שונים באופן דיגיטלי – אין צורך בהדפסת המסמך בכדי לחתום עליו. התהליך נעשה דיגיטלית דרך מחשב, טאבלט או סמארטפון. מהם היתרונות הנוספים של שימוש במערכת חתימה דיגיטלית? כיצד היא יכולה לתרום להתייעלות פנים ארגונית והאם יש לה שימושים נוספים?
כיצד חתימה דיגיטלית יכולה להחליף חתימה ידנית?
חתימה היא סימן זיהוי של אדם, במערכת החתימה הדיגיטלית הסימן בעט על גבי נייר מוחלף במידע אלקטרוני המקושר למסמך החתום. מכיוון שזהות החותם מאומתת על ידי צד ג' (Comsign הינה גורם מאמת) היא אינה ניתנת להכחשה וזיוף ודינה במרבית המקרים כחתימה ידנית.
מהם היתרונות של מערכת חתימה דיגיטלית?
למערכת חתימה דיגיטלית מספר יתרונות בולטים על פני שימוש בחתימות ידניות:
- המערכת מאפשרת לחתום על כל סוג של מסמך כולל מרבית המסמכים המשפטיים ולמעשה מייתרת כמעט לחלוטין את הצורך להשתמש בחתימות ידניות – אין צורך להדפיס את המסמך, לשלוח בדואר, בשליח וכן הלאה. הכל נעשה אלקטרונית תוך דקות ויכול להגיע ללקוח באימייל במהירות.
- כרטיס חכם הכולל חתימה אלקטרונית מבית Comsign המקושרת לתוכנת החתימה מאפשר לחתום בחתימה מאומתת ומאושרת שלא ניתנת להכחשה ולזיוף. עובדה זו מעניקה שקט נפשי ניכר ללקוחות וספקים המקבלים מסמכים חתומים.
- עבור חברות המוציאות עשרות, מאות או אפילו אלפי מסמכים חתומים מידי חודש ( למשל חשבוניות וקבלות ללקוחות), חיתום על ידי תוכנת חתימה דיגיטלית היא האופציה החסכונית והמהירה ביותר.
- התהליך מהיר, ידידותי למשתמש ופשוט, כל אחד יכול ללמוד להשתמש בתוכנה תוך דקות ספורות.
- המסמך והחתימה ברורים, קריאים, אין צורך להדפיס את המסמך כך שאין חשש לירידה באיכותו בעקבות סריקות חוזרות ונשנות.
- אפשר לשמור את המסמכים אלקטרונית ולכן אין צורך בארכיון פיזי מסורבל, כאשר צריך לשלוף מסמך קל למצוא אותו.
- ניתן לקבל תוכנה שולחנית (CTD) הכוללת כרטיס חכם וחתימה וניתן לקבל תוכנת שרת SIGNER1)) לכמויות גדולות, שמחובר למערכת הכספים הארגונית, כאשר לא ניתן לחתום ידנית אחד אחד עם הכרטיס (לדוגמא, הוצאת מסה גדולה של חשבוניות בלחיצת כפתור)
- התוית של קומסיין מאפשרת הכרה של המסמך אצל המקבל, בתוכנת אדובי שלו וחוו"ד של אדובי לגבי תקינות החותמים ושלמות המסמך,
היתרון הגדול ביותר של מערכת חתימה דיגיטלית הוא ללא ספק חיסכון בזמן ומשאבים שניתן להפנות לאפיקים אחרים. התוכנה מקצרת משמעותית את הזמן שלוקח להחתים מורשים על מסמכים, מקלה מאוד על שליחתם בצורה מסודרת וקריאה, חוסכת את הצורך בתיוק מורכב, החזקת ארכיון או שירותי ארכיב חיצוניים וכמובן – חוסכת משמעותית בנייר ודיו וכך לא רק מפחיתה הוצאות תפעול אלא גם תורמת לשמירה על איכות הסביבה.
מערכת חתימה דיגיטלית פנים ארגונית
בנוסף לחתימה על מסמכים היוצאים מן הארגון ללקוחות וספקים, ניתן כמובן להשתמש במערכת גם לחתימה על מסמכים פנים ארגוניים. ניתן לחתום על מסמכים כגון טפסי 101, חוזי העסקה לעובדים, אישורים רבים ושונים כולל תוכניות עבודה, אישור להזמנת ציוד, מסמכים שונים של מחלקת משאבי אנוש, "טופס טיולים", סיום העסקה לעובדים ועוד.
שימוש בחתימה דיגיטלית והזדהות במערכות ממשלתיות
החתימה הדיגיטלית דרך הכרטיס החכם של Comsign משמשת כאמצעי הזדהות וכניסה למגוון ממשקים ממשלתיים למשל:
- דיווח דוחות מע"מ
- מערכת נט המשפט
- מערכת שע"מ החדשה
- פניה בפורטל מרכב"ה
- שער עולמי עבור יבואנים וסוכני מס
- פורטל הספקים של משרד האוצר
- מערכת "אותות" לסוכני ביטוח
- מערכת מייצגים למיסוי מקרקעין ומס שבח
- מערכת מבא"ת לאדריכלים
- עבודה מול מכון התקנים
- הגשת מכרזים עבור ספקים של משרד הביטחון
- רשם הפטנטים
- מערכת "כלים שלובים" של ההוצאה לפועל
- רשם החברות
באמצעות קומסיין (Comsign ) ניתן להשתמש בטפסים מקוונים באתרי הממשלה השונים, להגיש מסמכים לרשויות באימייל לאחר חיתום (אין צורך במקור, החתימה הדיגיטלית שוות ערך לחתימה פיזית), ולעבוד מול מערכות וגורמים רבים ושונים בצורה נוחה, מהירה מאי פעם ויעילה.
מאמרים נוספים שכדאי לכם לקרוא:
